DOMska Evidencija Korisnika
Modul Socijala - socijalni rad
Upute za korištenje sustava
2023.1
Autorstvo, održavanje i vlasništvo prava na kopiranje:
Inter-biz, Informatičke usluge – vlasnik: mr.sc. Matija Mikac, dipl.ing.
098/680-847 | info@inter-biz.hr
Službene web stranice: http://domek.com.hr
Varaždin, 2003 - 2023.
Sadržaj
1. Općenito o sustavu...............................................................................................................................................................................1
2. DOMEK Socijala - smještaj...............................................................................................................................................................................2
2.1. Priprema programa za rad. Hodogram - početak rada sa sustavom...............................................................................................................................................................................2
2.1.1. Djelatnici i ovlasti za rad s programom...............................................................................................................................................................................2
2.1.2. Postavke sustava - informacije o ustanovi...............................................................................................................................................................................3
2.1.3. Vrste smještaja...............................................................................................................................................................................4
2.1.4. Smještajni kapaciteti...............................................................................................................................................................................5
2.1.5. Komisije za prijam i otpust...............................................................................................................................................................................5
2.2. Zahtjevi za smještaj...............................................................................................................................................................................7
2.2.1. Unos zahtjeva za smještaj...............................................................................................................................................................................7
2.2.2. Pregled zahtjeva...............................................................................................................................................................................9
2.2.3. Rad sa zahtjevima i obrada zahtjeva...............................................................................................................................................................................10
Promjena oznake i rednog broja zahtjeva...............................................................................................................................................................................10
2.2.4. Odluke o obradi zahtjeva...............................................................................................................................................................................10
2.2.5. Statistika obrade zahtjeva...............................................................................................................................................................................10
2.2.6. Liste čekanja - vremenski...............................................................................................................................................................................11
2.2.7. Liste čekanja - bodovanje...............................................................................................................................................................................13
2.3. Popis i pretraživanje korisnika...............................................................................................................................................................................14
2.3.1. Pretraživanje ili filtriranje popisa?...............................................................................................................................................................................14
2.3.2. Prikaz podataka o korisnicima - podaci matične knjige, osobni list...............................................................................................................................................................................15
2.3.3. Unos i promjena temeljnih podataka o korisniku...............................................................................................................................................................................16
2.3.4. Evidentiranje prestanka smještaja u ustanovi. Podaci za mrtvozornika...............................................................................................................................................................................17
2.3.5. Stupanj usluge - automatsko određivanje temeljem statusa...............................................................................................................................................................................18
2.3.6. Stupanj usluge - promjene stupnja tijekom smještaja...............................................................................................................................................................................19
2.3.7. Individualni planovi...............................................................................................................................................................................20
2.3.8. Bilješke uz korisnika...............................................................................................................................................................................21
2.3.9. Socijalna anamneza...............................................................................................................................................................................22
2.3.10. Kategorizacijski postupnik...............................................................................................................................................................................23
2.3.11. Sufinanciranje korisnika...............................................................................................................................................................................24
2.3.12. Promjena vrste smještaja ili sobe/stambene jedinice...............................................................................................................................................................................25
2.4. Matična knjiga, pomoćna matična knjiga...............................................................................................................................................................................26
2.4.1. Ispis osobnih listova više korisnika...............................................................................................................................................................................26
2.5. Evidencija aktivnosti korisnika...............................................................................................................................................................................27
2.5.1. Datumski unos aktivnosti korisnika...............................................................................................................................................................................28
2.5.2. Unos aktivnosti za grupu korisnika...............................................................................................................................................................................28
2.5.3. Analiza radno okupacijskih aktivnosti korisnika...............................................................................................................................................................................29
2.6. Evidencija odsutnosti korisnika...............................................................................................................................................................................31
2.6.1. Mjesečna evidencija odsutnosti...............................................................................................................................................................................32
2.6.2. Odsutnost korisnika - podaci o korisniku...............................................................................................................................................................................32
2.7. Dnevnik rada...............................................................................................................................................................................33
2.7.1. Unos nove stavke (obavljeni poslovi)...............................................................................................................................................................................33
2.7.2. Pregled i promjene u dnevniku rada...............................................................................................................................................................................34
2.7.3. Ispis pregleda dnevnika rada na pisač...............................................................................................................................................................................34
2.7.4. Obrazac - dnevnik socijalnog rada...............................................................................................................................................................................35
2.7.5. Specifični unosi dnevnih aktivnosti...............................................................................................................................................................................36
2.7.6. Pregled i ispis obrasca dnevnika rada djelatnika...............................................................................................................................................................................36
2.8. Mjesečni planovi i realizacija...............................................................................................................................................................................37
2.9. Uobičajena izvješća socijalne službe...............................................................................................................................................................................38
2.9.1. Mjesečno izvješće socijalne službe...............................................................................................................................................................................38
2.9.2. Dnevnik socijalnog rada...............................................................................................................................................................................40
2.9.3. Praćenje provedbe strategije socijalne skrbi...............................................................................................................................................................................40
2.9.4. Analiza sufinanciranja...............................................................................................................................................................................41
2.10. Statistički pregledi...............................................................................................................................................................................42
2.10.1. Analiza podataka...............................................................................................................................................................................43
2.10.2. Aktualni statistički list...............................................................................................................................................................................43
2.10.3. Dodatne analitičke informacije...............................................................................................................................................................................44
2.10.4. Statistički list na datum...............................................................................................................................................................................45
2.10.5. DSN obrazac, DZI obrazac...............................................................................................................................................................................46
2.10.6. Analiza useljenja i prestanka smještaja...............................................................................................................................................................................48
2.10.7. Analiza sufinanciranja...............................................................................................................................................................................49
2.10.8. Pomoćna statistika korisnika - starost, useljenje..................................................................................................................................................................................49
2.11. Ostale funkcije...............................................................................................................................................................................51
2.11.1. Rođendani...............................................................................................................................................................................51
2.11.2. Rokovi za prijavu prebivališta korisnika...............................................................................................................................................................................52
2.11.3. Evidencija dokumenata korisnika...............................................................................................................................................................................53
2.11.4. Osoblje ustanove...............................................................................................................................................................................54
2.11.5. Definiranje kategorija i detalja bodovanja za zahtjeve za smještaj i boravak...............................................................................................................................................................................55
2.11.6. Bodovanje zahtjeva za smještaj...............................................................................................................................................................................56
2.12. Izvještaji i ispis evidencija na pisač...............................................................................................................................................................................57
2.12.1. Princip rada sa podsustavom za izvještaje - ispis, pohrana u PDF...............................................................................................................................................................................58
2.12.2. Zaglavlja izvještaja i mogućnosti prilagodbe...............................................................................................................................................................................59
2.12.3. Izvještaji o predanim zahtjevima, liste čekanja...............................................................................................................................................................................60
2.12.4. Statistika zahtjeva - izvještaj...............................................................................................................................................................................63
2.12.5. Popis korisnika i ispis izvještaja...............................................................................................................................................................................63
2.12.6. Matična knjiga i pomoćna matična knjiga...............................................................................................................................................................................64
2.12.7. Osobni list korisnika...............................................................................................................................................................................65
2.12.8. Izvještaj o evidenciji odsutnosti korisnika...............................................................................................................................................................................66
2.12.9. Mjesečni pregled odsutnosti korisnika...............................................................................................................................................................................66
2.12.10. Obrazac za zdravstvenu službu...............................................................................................................................................................................67
2.12.11. Obrazac kategorizacijskog postupnika...............................................................................................................................................................................68
2.12.12. Analitički izvještaji o radno-okupacijskim aktivnostima korisnika...............................................................................................................................................................................68
2.12.13. Izvještaj o radnim aktivnostima pojedinog korisnika, pregledni ispis aktivnosti...............................................................................................................................................................................69
3. Evidencija volontera...............................................................................................................................................................................71
3.1. Unos novog volontera...............................................................................................................................................................................71
3.2. Pregled i pretraživanje volontera...............................................................................................................................................................................72
3.3. Pregled evidentiranih aktivnosti volontera. Izvješće i ispis obrasca...............................................................................................................................................................................73
4. DOMEK Socijala - Pomoć u kući...............................................................................................................................................................................74
4.1. Unos zahtjeva za korištenje usluge pomoći u kući...............................................................................................................................................................................74
4.1.1. Obrada zahtjeva za usluge pomoći u kući...............................................................................................................................................................................76
4.2. Pregled zahtjeva za pomoć u kući...............................................................................................................................................................................77
4.3. Korisnici usluge pomoći u kući. Ispis upisnika korisnika................................................................................................................................................................................78
4.3.1. Unos i obrada podataka o korisniku usluge...............................................................................................................................................................................79
Definiranje odobrenih usluga i intenziteta korištenja...............................................................................................................................................................................80
4.3.2. Unos Ugovora/Rješenja za korisnika...............................................................................................................................................................................80
4.3.3. Ispis osobne kartice korisnika...............................................................................................................................................................................81
4.3.4. Evidencija realizacije usluga...............................................................................................................................................................................83
4.4. Evidencija opisa aktivnosti...............................................................................................................................................................................85
4.5. Pomoćna evidencija - osoblje zaduženo za obavljanje usluga...............................................................................................................................................................................86
4.6. Predefinirane kategorija usluga i usluge...............................................................................................................................................................................86
Sustav za evidenciju korisnika ustanova za stare i nemoćne, DOMEK, sastoji se od tri neovisna računalna programa – DOMEK Socijala, DOMEK Radionica i DOMEK MedPlus. Svi programi namijenjeni su izvođenju na osobnim računalima koja koriste Microsoft Windows operacijske sustave – svaki od programa obavlja specifične funkcije, te svi zajedno čine visokofunkcionalnu cjelinu.
DOMEK Socijala je namijenjen djelatnicima socijalne službe te funkcionalno predstavlja kompletno rješenje za vođenje evidencije korisnika – od zaprimljenih zahtjeva i njihove obrade, do vođenja osobnih listova i matične knjige korisnika, te svih ostalih evidencija propisanih zakonom (program omogućava pregled i ispis sljedećih evidencija – matične knjige, pomoćne matične knjige, osobnog lista, evidencije odsutnosti korisnika, evidencije aktivnosti korisnika, te evidencije u jedinici za posebnu njegu).
DOMEK Radionica je program namijenjen korištenju od strane socijalnih radnika i radnih terapeuta u kreativnim radionicima – naglasak u programu je stavljen na vođenje evidencije radno-okupacijskih aktivnosti korisnika. Omogućen je brz pregled i pretraživanje korisnika, vođenje dnevnika rada i pregled osnovnih podataka o korisnicima.
DOMEK MedPlus je program koji se koristi na odjelu za pojačanu njegu – osim pretraživanja korisnika i evidencije odsutnosti, program omogućava vođenje detaljne evidencije vezane uz pojačanu njegu korisnika i prateće sestrinske dokumentacije– npr. evidencija prehrane, tlaka, previjanja, sestrinska anamneza itd.
Osnovna zamisao korištenja sustava na različitim računalima u ustanovi je prikazana na slici 1.
Slika 1: Idejna shema sustava DOMEK
Bitno je napomenuti da program DOMEK Socijala uključuje većinu funkcija ostalih modula (osim medicinskog dijela, tj. DOMEK MedPlus, koji je samostalan program), te ga je moguće koristiti neovisno o ostalim programima. Drugim riječima, korištenje sustava je omogućeno i korištenjem samo jednog računala, bez potrebe za povezivanjem ostalih u mrežu. Naravno, kad se za to ostvare uvjeti ostala se računala po potrebi mogu uključiti u sustav i na njih postaviti odgovarajući programi.
Trenutno DOMEK Socijala podržava evidenciju vezanu uz korisnike na stalnom smještaju, ali i evidencije vezane uz socijalne usluge dnevnog i poludnevnog boravka, kao i uslugu pomoći u kući. Planira se proširiti mogućnosti odvojene evidencije korisnika organiziranog stanovanja.
Modul DOMEK MedPlus uključuje funkcionalnosti vezane uz fizikalnu terapiju, a moguća je i izvedba modula koji nudi isključivo funkcionalnosti vezane uz fizioterapiju (karton i evidencije).
U nastavku je dan detaljan opis programa DOMEK Socijala, skraćeno DOMEKSoc. Opisana je većina funkcionalnosti sustava, uz dodatno naglašene neke novitete u zadnjem poglavlju dokumenta (dio tih novosti uklopljen je u standardni tekst)...
Tijekom 2023. planira se razvoj dodatnih funkcionalnosti - izdvajanje dijela evidencija u modul Recepcija (praćenje odsutnosti, posjete...), te izrada novog modula Analiza koji bi poslužio u analizi rada s korisnicima i bio zahvalan alat osoblju koje se bavi praćenjem i osiguravanjem kvalitete rada i usluga u ustanovi.
DOMEK Socijala predstavlja osnovu sustava za evidenciju korisnika u ustanovama socijalne skrbi - domovima za stare i nemoćne osobe. Po pokretanju programa pojavljuje se osnovni prozor s glavnim izbornikom prikazan na slici 2, ali naravno tek nakon što se djelatnik uspješno autorizira i provjere njegove ovlasti za rad s programom.
Slika 2: Glavni prozor programa DOMEK Socijala
Iz tog prozora pokreću se sve bitne funkcije programa, a korištenje je olakšano uputama i detaljnim objašnjenjima u statusnoj liniji prozora. Za pokretanje osnovnih funkcija koriste se gumbi smješteni u središnjem dijelu prozora, dok se ostale funkcije pokreću korištenjem izbornika. U desnom dijelu prozora prikazuju se aktualni statistički podaci o zahtjevima za smještaj (ukupno podnesenih zahtjeva, broj riješeni i neriješenih zahtjeva, broj odustanja od zahtjeva) i korisnicima (ukupan broj korisnika, broj trenutno useljenih korisnika, broj odsutnih korisnika, broj iseljenih i umrlih korisnika).
NOVO 2023 - pregledi popisa zahtjeva i popisa korisnika, matične knjige odsad se mogu paralelno prikazivati na ekranu (pogodno za rad na velikim ekranima ili više ekrana), nije više ograničen prikaz samog jednog od tih prozora. Također, omogućena je prilagodba veličine slova u tim popisima čime je korisnicima omogućeno da radno okruženje prilagode svojim potrebama i željama.
Nakon što se pojedini moduli sustava instaliraju u ustanovi, uobičajeno je da djelatnici prouče upute za korištenje ili sugestije autora o nekom uobičajenom hodogramu za početak rada. Naravno, određeni koraci su preduvjet za uspješno korištenje programa - prije svega se radi o definiranju osnovnih informacija o ustanovi, vrstama smještaja koje se nude i smještajnim kapacitetima.
Podešavanje početnih preduvjeta je vezano uz glavni modul sustava, DOMEK Socijala. Ta podešavanja odrađuje administrator sustava (u pravilu socijalni radnik). Nakon toga modul Socijala je spreman za unos korisnika u sustav - zbog kvalitetnije sistematizacija, a i zbog zadovoljavanja pravilničkih odredbi, preporuča se unos korisnika indirektno, preko unosa zahtjeva za smještaj. Uz pozitivno riješene zahtjeve za smještaj izvodi se unos korisnika u matičnu knjigu.
Nakon što su korisnici uneseni u sustav (obavezno i jedino moguće odraditi korištenjem modula DOMEK Socijala), podaci se pojave i u drugim modulima, pa i ostali djelatnici (glavne sestre, sestre i njegovateljice, radni terapeuti itd.) mogu započeti rad sa sustavom.
Ukratko, hodogram za uspješan početak rada sa sustavom:
0. Definiranje prvog djelatnika / administratora, definiranje ostalih djelatnika po potrebi
1. Definiranje osnovnih informacija o ustanovi
2. Definiranje vrsta smještaja
3. Definiranje smještajnih kapaciteta, popis soba/smještajnih jedinica
4. Unos zahtjeva -> unos korisnika u matičnu knjigu (po potrebi, 3.5. Komisije za prijam)
5. Rad u ostalim modulima - MedPlus (pojačana njega), Radionica (radno-okupacijske aktivnosti)
Kod prvog pokretanja, sustav će detektirati da nema definiranih djelatnika, pa će zatražiti unos korisničkom imena i lozinke za prvog djelatnika, ujedno i administratora sustava - lozinka se iz sigurnosnih razloga unosi dvaput. Bitno je zapamtiti uneseno korisničko ime i lozinku jer je to jedini način za ulazak u program! Prozorčić koji će se pojaviti u toj situaciji prikazuje slika 3.
Nakon što je definiran prvi administrator, jedino on ima mogućnost dodavanja novih djelatnika i pridruživanja razina pristupa. Naravno, dodavanjem ostalih korisnika sa administrativnim ovlastima, i oni dobivaju pravo na dodavanje novih djelatnika. Dodavanje novih korisnika je moguće izborom stavke Podaci->Djelatnici->Dodaj novog u glavnom prozoru programa DOMEK Socijala.
Pregled registriranih djelatnika je moguće obaviti izborom stavke DOMEK -> Podaci -> Djelatnici -> Pregled u glavnom prozoru. Slika 4 prikazuje sučelje za pregled djelatnika.
Slika 4: Pregled registriranih djelatnika
Klikom na desnu tipku miša iznad pojedinog djelatnika omogućeno je aktiviranje/deaktiviranje djelatnika, promjena lozinke, brisanje djelatnika, te dodjela pojedinih ovlasti (pristup modulima).
Pri prvom pokretanju programa preporuka je (nije nužno) podesiti osnovne parametre koji mogu biti specifični za svaku pojedinu ustanovu – podatke o ustanovi i podružnici, te podatke o vrstama smještaja koji se nude u ustanovi. Unos tih podataka započinje odabirom stavke DOMEK -> Postavke u glavnom izborniku. Po pokretanju, pojavljuje se prozor prikazan na slikama u nastavku.
Slika 5: Postavke – podaci o domu...
Pod 'Podaci o domu' unose se opći podaci o ustanovi – omogućeno je definiranje naziva, adrese, mjesta i telefona ustanove, podataka o podružnici, te podaci vezani uz sam rad sustava – tekst koji se prikazuje kao naslov glavnog prozora (npr. naziv doma i slično), podaci o ravnatelju i socijalnom radniku u ustanovi itd. Ovdje se definira i kapacitet ustanove (inicijalne vrijednosti, a gumbom Promjena kroz vrijeme je moguće evidentirati promjene kapaciteta ustanove (utječe na sadržaj statističkih listova - za ustanove koje od ranije koriste sustav DOMEK postoji pomoćni gumbić za automatsko podešavanje neki postavki vezanih uz kapacitete). Izgled prozora prikazuje slika 3. Pod 'Postavke' se definira sadržaj zaglavlja u izvještajima te ostale postavke sustava (slika 4) .
Slika 6: Postavke – odluke o prijamu...
Pod 'Pristup bazi' se obavljaju podešavanja vezana uz pristup bazi podataka korisnika – postavke će podesiti administrator sustava, te ih nije potrebno naknadno mijenjati od strane korisnika!
Pod 'Odluke o prijamu' moguće je predefinirati tekstove odluka o prijamu korisnika u ustanovu. Naime, nakon obrade zahtjeva donosi se odluka o tome da li je zahtjev pozitivno ili negativno riješen. Ovisno o tome, ustanova izdaje rješenje o odluci podnositelju zahtjeva. Program omogućava pripremu i ispis odluke, a sam tekst odluke moguće je proizvoljno definirati. Osim teksta pozitivne i negativne odluke, omogućen je i unos podataka o članovima komisije koja je odluku donijela. Budući da svaka odluka mora sadržavati i podatke o podnositelju zahtjeva, datumu i slično, omogućeno je korištenje ključnih riječi u tekst odluke, pa se tekst ovisno o podnositelju automatski popunjava zahtijevanim podacima (u donjem dijelu ekrana navedene su šifre/ključne riječi i njihovo značenje). Gumbom Inicijalno je omogućeno postavljanje pripremljenih tipskih tekstova odluka.
Pod ’Ostalo’ se definiraju još neke pomoćne postavke - do tri retka teksta zaglavlja izvještaja, uvodni tekst socijalne anamneze te opcijske postavke vezane uz evidenciju uslugu pomoći u kući...
Nakon što su podaci podešeni gumbom Snimi promjene snimaju se promjene i one postaju aktivne. Sa Otkaži se otkazuje snimanje promjena.
Sustav je primarno razvijan za potrebe domova za smještaj starijih i nemoćnih osoba, pa je oduvijek inicijalno podržavao mogućnosti stambenog i stacionarnog smještaja. No, s vremenom je dodavana podrška i za druge socijalne usluge sličnog tipa, te se osim podrške za uslugu boravka radi na integraciji podrške za organizirano stanovanje... slijedom toga omogućen je unos različitih, za ustanove proizvoljnih, vrsta smještaja, pri čemu se uz svaku vrstu naznačuje radi li se o stacionarnom smještaju (pojačana njega), privremenom smještaju ili organiziranom stanovanju.
Slika 7: Pregled i dodavanje/obrada vrste smještaja
Vrste smještaja, kao i ostale definicijske stavke obrađuju se u glavnom izborniku DOMEK. Bira se stavka Smještaj -> Definiranje vrsta smještaja. Otvorit će se prozor s popisom definiranih vrsta smještaja, te mogućnošću dodavanja, brisanja ili promjene podataka (slika 7).
Sustav uključuje evidenciju smještaja korisnika po sobama odnosno stambenim jedinicama. Izborom stavke DOMEK -> Smještaj -> Podaci o smještajnim kapacitetima omogućen je unos i promjena podataka o sobama u ustanovi. Unos se vrši u prozoru kojeg prikazuje slika 8 - zasad je podržan isključivo unos stambenih jedinica za uslugu stalnog smještaja - u planu su i drugi tipovi (privremeni smještaj i organizirano stanovanje) pa će možda doći do manjih izmjena sučelja.
Slika 8: Unos podataka o sobama
Za svaku sobu definira se oznaka, telefon, tip/veličina (1/1,1/2...1/15, App), tip smještaja (stambeni ili stacionar), da li soba ima balkon i TV, te proizvoljna napomena. Ukoliko se radi o već useljenoj sobi dobivaju se podaci o statusu (slobodna, puna, polupopunjena), te popis korisnika koji su smješteni (ili su bili smješteni) u sobi, zajedno sa njihovim statusom (iselio).
Iako unos podataka o sobama nije nužan za ispravno funkcioniranje sustava, preporuča se zbog kasnijeg lakšeg rada i evidencije smještaja. Neovisno o evidenciji smještajnih kapaciteta, omogućen je unos oznaka soba za svakog pojedinog korisnika, bez obzira da li soba postoji u evidenciji ili ne.
Osim unosa podataka o sobama, grupom Pregled soba omogućen je i pregled popunjenosti i useljenja korisnika prema sobama. Pregled prikazuje slika 9.
Slika 9: Pregled popunjenost soba
U gornjem dijelu prozora određuje se način pregleda – osim pregleda prema korisnicima moguć je i pregled prema sobama i to uz različite kriterije popunjenosti i tipa soba. Svi oblici pregleda mogu se i ispisati na pisač.
Uobičajeno je da se u ustanovama oformi jedna ili više komisija koje donose odluke vezane uz zaprimljene zahtjeve za smještaj - odlučuje se o tome zadovljavaju li zahtjevi uvjete i rješavaju se sami zahtjevi. Ukoliko se u sustavu DOMEK iskoristi mogućnost izrade i ispisa teksta odluke o pozitivnom ili negativnom rješenju zahtjeva, preporuka je definirati komisije i članove komisija kako bi se ti podaci ispisali na dokumentima. Bitno je napomenuti da su tekstovi odluka rudimentarni i sami dokumenti nisu značajno vizualnu i drugačije sređeni (u planu), ali svakako može biti korisno.
Da bi se definirali članovi i same komisije, koristi se izbornik DOMEK -> Podaci -> Komisije - pokretanjem te stavke prikaže se prozor kao na slici u nastavku.
Slika 10: Komisije, članovi i veze
Bez previše kompliciranja, u lijevom dijelu su potencijalni članovi komisija (nove se dodaje, postojećima mijenjaju podaci ili briše iz evidencije gumbićima ispod lijevog popisa), u središnjem gornjem dijelu komisije (iako će u manjim ustanovama u stvari biti dovoljna jedna jedina komisija, sustav dozvoljava definiranje više komisija - preporuka je svaku promjenu u komisiji realizirati na način da se formira nova komisija - primjerice, ako se mijenja neki član, ostavite i staru komisiju u evidenciji, no formirajte novu koja će od tog trenutka nadalje odrađivati posao), a u donjem dijelu se sastav komisije.
Preporuča se formirati aktualnu komisiju prije obrađivanja zahtjeva i ispisa odluka o zahtjevima.
Program je zamišljen tako da vođenje evidencije započinje od zaprimanja i unosa zahtjeva za smještaj korisnika u ustanovu. (Aktualna verzija modua Socijala nudi i podršku za uslugu boravka, što je izvedeno na sličan način i također započinje unosom zahtjeva za ostvarivanje usluge boravka - obzirom da to nije primarna funkcionalnost sustava, opisuje se kasnije u odvojenom poglavlju!).
Unos zahtjeva započinje klikom na gumb Novi zahtjev ili iz izbornika stavkom Zahtjevi -> Novi zahtjev. Nakon takvog izbora prikazuje se prozor kao na slici 11.
Slika 11: Unos novog zahtjeva za smještaj
U gornjem dijelu prozora automatski se određuje redni broj zahtjeva, te se traži unos podataka o korisniku koji podnosi zahtjev. Također, unose se podaci o traženoj vrsti smještaja, vrsti usluge (stupnjevi) te traženom smještaju (stambeni ili stacionar, te tip sobe).
Osim rednog broja, zahtjev se definira oznakom (inicijalno formata r.br/mjesec/godina) i datumom zaprimanja zahtjeva. Za podnositelja zahtjeva unose se sljedeći podaci: ime, prezime, spol, OIB, JMBG, datum, mjesto, općina i država rođenja, podaci o roditeljima - ime oca i majke, djevojačko prezime, djevojačko prezime majke, te napomene po želji. Ukoliko u bazi već postoji evidentiran korisnik s tim JMBG-om ili OIB-om, program to signalizira crveno-žutim uskličnikom uz polje za unos matičnog broja i OIB-a. Kod unosa mjesta i općine rođenja, programa automatski popunjava polja temeljem unosa, pri tome inteligentno koristeći podatke iz prethodnih unosa (npr. unos mjesta rođenja Varaždin automatski popunjava općinu... - u program nije ugrađena baza mjesta već se popunjava s novim unosima zahtjeva i korisnika i tako prilagođava i ubrzava buduće unose).
Slika 12: Odluka o zahtjevu za smještaj
U istom prozoru moguće je unijeti i odluku (ukoliko je donesena) o samom zahtjevu - u grupi Obrada-odluka, kao što prikazuje slika 12. Ukoliko odluka nije donesena, zahtjev se vodi kao neriješen, te ga je kasnije moguće jednostavno riješiti i odrediti odluku (detaljnije o tome u odjeljku Pregled i obrada zahtjeva).
Ukoliko je odluka donesena, unosi se podatak o datumu sazivanja sjednice komisije, sama odluka (pozitivna, negativna, odustajanje od zahtjeva), podatak o vrsti i tipu smještaja (stambeni dio ili stacionar, jednokrevetna ili dvokrevetna soba), te podatak o datumu useljenja i napomene po potrebi.
Sa Snimi se zahtjev dodaje u bazu podataka. Ovisno o tome da li je zahtjev u obrađen ili ne, te ovisno o odluci koja je donesena program će ponuditi mogućnost unosa ostalih podataka o korisniku u bazu (u slučaju da je zahtjev obrađen, a podnositelj primljen u dom).
Slika 13: Unos ostalih podataka o korisniku?
U tom slučaju pojavit će se prozor za unos dodatnih podataka prikazan na slici 13. Nije nužno unijeti sve podatke jer se unos i promjena može naknadno obaviti po potrebi. Kod unosa u bazu korisnika, korisniku se dodijeljuje matični broj koji je jedinstven i postaje osnovni element za evidenciju smještaja o tom korisniku. Moguć je i ručni unos matičnog broja (npr. u ustanovama koje već imaju dodijeljene brojeve). Nakon što se unesu brojevi već useljenih korisnika, program dalje automatski generira brojeve za nove korisnike. (Kao pomoćno polje postoji i druga oznaka, nešto kao alternativni matični broj koji se može koristiti za interne potrebe.) Detaljniji pregled svih mogućnosti unosa podataka o korisnicima dan je u poglavlju vezanom uz evidenciju korisnika usluga...
Slika 14: Prozor za unos podataka o primljenom korisniku
Prilikom unosa podataka u polja za unos omogućeno je prelaženje na sljedeće polje korištenjem tipke TAB prema Windows standardu, ali i tipke ENTER kako bi se omogućio brži unos. Kod polja za unos više redaka teksta, prelazak je moguć samo sa TAB jer ENTER služi za unos teksta u novi redak. Polje u koje se vrši unos označeno je drugom bojom kako bi se olakšalo korištenje korisnicima koji nemaju puno iskustva u radu sa programima na računalu.
Osim unosa podataka o korisnicima kroz zaprimljene zahtjeve omogućen je i unos novih korisnika direktno iz glavnog izbornika sa Korisnici -> Novi korisnik. Ta funkcija koristi se u ustanovama koje ne žele voditi evidenciju zaprimanja i obrade zahtjeva za smještaj.
Zaprimljene zahtjeve moguće je pregledati klikom na gumb Pregled zahtjeva u glavnom prozoru ili izborom stavke Zahtjevi -> Pregled zahtjeva u izborniku. Pregled zahtjeva daje se u prozoru prikazanom na slici 15. Izgled prozora može varirati, svaki djelatnik koji sad s programom može prilagoditi veličinu prozora (samim time i istovremeno vidljive stupce), u novoj verzije je čak omogućeno i povećanje veličine slova (kotačić na mišu i tipka CTRL).
Slika 15: Pregled zaprimljenih zahtjeva
Popis zahtjeva inicijalno uključuje sve zahtjeve sortirane po prezimenu i imenu podnositelja zahtjeva. Program omogućava i jednostavnu manipulaciju pregledom - omogućeni su različiti uvjeti pregleda/filtriranja i sortiranja. Svi zahtjevi su i dodano pobojani ne bi li se vizualno naznačilo neobrađene i obrađene zahtjeve, a crvenim pravokutnikom uz datum predaje zahtjeva signalizira se da je uz zahtjev tražen smještaj bez odgode (hitnost). Moguć je pregled svih zahtjeva, svih neobrađenih, obrađenih, pozitivno riješenih, negativno riješenih zahtjeva, liste čekanja itd. Sortiranje je moguće prema prezimenu i imenu podnositelja, rednom broju zahtjeva, te datumu obrade i datumu predaje zahtjeva. Na slici 16 su prikazane aktualne mogućnosti filtriranja i sortiranja.
Slika 16: Mogućnosti kriterijskih pregleda, filtriranja i sortiranja
Pretraživanje i filtriranje zahtjeva
Zahtjeve je moguće pretraživati prema imenu i prezimenu i jedinstvenom matičnom broju korisnika, te prema broju ili oznaci zahtjeva. Moguće je ograničiti prikaz godišnjih zahtjeva označavanjem godina i definiranjem godine koju se želi pregledavati. Osim pretraživanja (skok na prvog korisnika u popisu zahtjeva koji zadovoljava traženi podatak), omogućeno je (po autorovom mišljenju korisnije) filtriranje podataka prema unesenoj informaciji - na taj način popis se reducira i sadrži samo zahtjeve uz koje je pronađen traženi podatak (npr. svi korisnici s traženim imenom ili datumom rođenja i slično). Da bi aktivirali filtriranje, potrebno je dvaput kliknuti na natpis Pronađi - tekst će se promijeniti u Filter.
Slika 17: Mogućnost filtriranja (prikaz samo zahtjeva s traženim podatkom)
Popis s ekrana je u svakom trenutku moguće ispisati na pisač klikom na gumb Ispis odnosno Ispiši položeno ako se želi malo prošireni i položeni (eng. landscape) ispis.
Označavanjem određenog zahtjeva u popisu i klikom na desnu tipku miša pojavljuje se pomoćni padajući izbornik (slika desno). Taj izbornik omogućava obradu zahtjeva (npr. rješavanje neriješenih ili promjena odluka o zahtjevu), brisanje i ispis rješenja o odluci za označeni zahtjev (Ispis odluke...), te pregled podataka o već useljenim korisnicima. Stavkom Kopiraj tablicu je omogućeno kopiranje popisa u međuspremnik (clipboard) za obradu podataka u drugim programima (npr. Microsoft Excel).
Ukoliko je zahtjev obrađen pozitivno i korisnik se nalazi u evidenciji korisnika ustanove, stavkom Podaci o korisniku moguće je otvoriti prozor s detaljima o korisniku.
Iz padajućeg izbornika moguće je pokrenuti i pregled detaljnijih lista čekanja (standardna i s bodovanjem), kao i provesti bodovanje zahtjeva. Bodovanje zahtjeva je napredna mogućnost ugrađena na zahtjev nekih domova, zasad nije detaljno dokumentirano.
Kod izrade novog ili promjena zahtjeva, oznaku zahtjeva je moguće proizvoljno unositi, ručno (standardni oblik je redni broj zahtjeva/mjesec/godina), dok je redni broj moguće mijenjati tek nakon što u postavkama (glavni prozor i izbornik DOMEK -> Postavke, grupa Postavke - Unos podataka - kvačica uz Redni broj zahtjeva - ručni unos) to dozvolite (inicijalno nije dozvoljena promjena).
Nakon obrade zahtjeva moguć je ispis odluke koju donosi Komisija. Uz svaku odluku bira se Komisija koja je donijela odluku i formira tekst odluke (u donjem lijevom dijelu prozora ponuđen je popis komisija unesenih u sustav - po izboru komisije sastav/članovi se odmah prikažu na ekranu). Sučelje za pregled (moguć je ručni unos i prilagodba, inicijalno se tekst formira prema predlošku definiranom u postavkama) prikazuje slika 18. Izgled ispisane odluke (gumb Ispiši) je također dan na slici, umanjen i jedva čitljiv, za potrebe uputa.
Slika 18: Odluka o smještaju - tekst i sadržaj, generirano automatski + moguće korekcije | ispis pozitivne odluke
U svakom trenutku je moguće dobiti statistiku obrade podnesenih zahtjeva klikom na gumb Statistika u pregledu zahtjeva ili direktno iz glavnog programa izborom stavke Zahtjevi -> Statistika u glavnom izborniku (slika 19). Statistika uključuje ukupni pregled statusa obrade, kao i pregled po godinama - tablično i grafički. Gumbić Ispiši omogućava ispis jednostavnog izvješća na pisač (slika 20).
Slika 19: Statistika obrade zahtjeva za smještaj
Slika 20: Statistika obrade zahtjeva za smještaj - ispis izvješća
Obzirom na to kako sustav funkcionira, u praksi se pokazalo da se u većini ustanova čeka na smještaj - stoga su, uz standardni pregled predanih zahtjeva i listu čekanja baziranu na redoslijedu predaje, u sustav ugrađene i napredne mogućnosti analize i formiranja listi čekanja. Do pregleda lista čekanja može se doći iz padajućeg izbornika u popisu zahtjeva (izbor Lista čekanja) ili tipkom F11 u popisu zahtjeva. Također, moguće je i iz glavnog izbornika birati Zahtjevi -> Lista čekanja.
Prozor za pregled i analizu čekanja uključuje nekoliko popisa - aktualnu listu čekanja, zatim mogućnost pregleda liste čekanja na bilo koji dan, pregled useljenih korisnika prema vremenu čekanja na useljenje, te dvije vrste izvještaja koji nude određene oblike analize zahtjeva. Većinu popisa je moguće ispisati gumbom Ispiši u gornjem dijelu prozora.
Slika 21: Lista čekanja - trenutna lista, osnovni pregled
Slika 21 prikazuje aktualnu listu čekanja - na dnu se daje skupna informacija o broju korisnika na čekanju i o prosječnom trajanju čekanja na odluku (podaci na ekranu nisu realni, koriste se stari zapisi koji nisu ažurirani). Slično, kao na slici 22, izgleda i pregled liste čekanja na željeni datum - dovoljno je odabrati datum a program će formirati tablicu s listom čekanja.
Slika 22: Lista čekanja na željeni datum
Grupa Razdoblje - analiza omogućava brzo generiranje analitičkih informacija o broju zahtjeva po danima, unutar nekog proizvoljnog razdoblja. Za svaki dan u razdoblju određuje se koliko je zahtjeva zaprimljeno, koliko obrađeno, a koliko ih je na čekanju. Brojke se i grafički prikažu u obliku grafa.
U grupi Analiza moguće je dobiti povratnu informaciju u obliku razdiobe o tome koliko je zahtjeva riješeno unutar određenog broja dana - na slici je prikazan broj zahtjeva riješenih unutar blokova od 20 dana - primjerice, 129 zahtjeva je riješeno unutar prvih 20 dana, 23 unutar sljedećih 20 dana, 14 u razdoblju 40 do 59 dana itd. Ovaj dio funkcionalnosti će se vjerojatno dodatno proširivati prema potrebama kupaca sustava...
Slika 23: Analitičke mogućnosti vezane uz zahtjeve
Pojedine ustanove osim klasične liste čekanja koja se svodi na »tko prvi njegova djevojka« uvode određenu klasifikaciju zahtjeva. To je moguće riješiti uvođenjem bodovanja i formiranjem bodovnih lista u kojima se prema određenim prioritetima dodijele bodovi. Sustav omogućava definiranje uvjeta bodovanja (u pravilu temeljem nekog internog akta ustanove), a potom pojedinačnu dodjelu bodova zahtjevima (ručno!) - tako dodijeljeni bodovi postaju važni za formiranje liste!
Neovisno o tome provodite li bodovanje, ova funkcionalnost formiranja liste može biti vrlo korisna (ako se ne provodi bodovanje, osnovni kriterij je ponovno duljina čekanja na odluku i smještaj, pa se svede na vremensku listu čekanja). Međutim, mogućnosti ovog pristupa formiranju liste su proširene jer nude:
Nakon što su zahtjevi zaprimljeni, svaki korisnik koji se prima u dom uključuje se u listu korisnika, te dobiva svoje mjesto u matičnoj knjizi. Kako postoji mogućnost da se za korisnika unesu samo osnovni podaci, a ne i podaci potrebni za matičnu knjigu i osobni list, u popisu korisnika mogu se naći i korisnici koji još nisu uključeni u matičnu knjigu. Pregled korisnika pokreće se iz glavnog prozora klikom na gumb Korisnici, ili iz izbornika izborom stavke Korisnici -> Popis korisnika. Popis korisnika prikazuje se u središnjem dijelu prozoru kao na slici 24. Ovaj prozor ćete vjerojatno najčešće koristit - omogućava brzo pronalaženje korisnika ustanove te pristup svim funkcionalnostima i evidencijama koje program podržava!
Slika 24: Popis i pretraživanje korisnika u sustavu
Osim pretraživanja korisnika prema imenu, prezimenu i matičnom broju, omogućeni su i različiti uvjeti prikaza korisnika i sortiranja popisa. Izbor uvjeta prikaza i sortiranja vrši se iz ponuđenih lista. Pretraživanje, filtriranje i podešavanje uvjeta prikaza obavlja se u gornjem dijelu prozora, iznad samog popisa.
U donjem dijelu prozora nalaze se gumbi koji omogućavaju unos primjedbi za matičnu knjigu (gumb Matična - primjedbe), zapažanja u osobni list (Osobni list-zapažanja), unos socijalne anamneze (gumb Anamneza), definiranje prestanka smještaja korisnika (Prestanak) i promjenu već unesenih podataka o korisniku (Promijeni). Detaljni prikaz podataka o označenom korisniku dobiva se dvoklikom miša iznad korisnika ili izborom odgovarajuće stavke u padajućem izborniku- klikom na desnu tipku miša iznad željenog korisnika dobiva se detaljan pomoćni izbornik kao na slici desno koji također omogućava pokretanje niza implementiranih funkcija. Gumbom Indiv. plan omogućen je rad s individualnim planom korisnika.
U popisu korisnika je omogućeno i istovremeno označavanje više korisnika u popisu (CTRL i miš), te je neke funkcije moguće odraditi i za grupu korisnika.
U donjem dijelu prozora su i gumbi za ispis popisa na pisač - omogućena su dva načina ispisa na pisač - pojednostavljeni popis (samo osnovni podaci) A4 uspravno i detaljni ispis s više podataka o korisnicima na A4 položeni papir.
Sustav pretraživanja omogućava dva osnovna načina rada - standardni-pretraživanje i dodatni-filtriranje podataka. Što to znači?
Pretraživanje - unos podataka u polje za pretraživanje skočit će na prvog korisnika koji zadovoljava taj uvjet.
Filtriranje - unos podataka u polje za pretraživanje uzrokovat će (pritiskom na ENTER) filtriranje popisa na način da u popisu ostaju samo korisnici koji zadovoljavaju traženi kriterij
Promjena načina pretraživanja se vršim dvoklikom miša na tekst Pronađi odnosno Filter u gornjem dijelu prozora s popisom korisnika (slika). Prebacivanje iz jednog načina rada u drugi je moguće i kombinacijom tipki CTRL+F kad se nalazite u polju za unos podatka koji tražite.
Na isti način kombiniranje filtriranja i pretraživanja je moguće u pregledu zahtjeva za smještaj.
Za svakog korisnika ustanove omogućen je unos velikog broja podataka - podaci koji se unose su usklađeni sa skupom podataka koji traže važeći pravilnici vezani uz pružanje socijalnih usluga. No, kako si se i pravilnici mijenjali tako se i sustav prilagođavao - poneki podaci koji se mogu unijeti više nisu obavezni, isto kao što se u novijim verzijama pojavljuju podaci koji su starim verzijama sustava nisu bili prisutni. Ono što je bitno jest da svi stari korisnici sustava DOMEK mogu provesti aktualizaciju i nadograditi programe na najnovije verzije bez gubitaka prethodno unašanih podataka!
Prikaz svih tih podataka omogućen je direktno iz svakog od pregleda korisnika u programu (npr. gumbom Detalji ili stavkom Pregled podataka o korisniku u padajućem izborniku). Nije potpuno ispravno reći da se prikazuju svi podaci, ali glavnina podataka je vidljiva u prozoru za pregled koji izgleda kao na slici 25. Obzirom na veliku količinu podataka, prikaz je podijeljen u nekoliko grupa. Ujedno se isti prozor koristi za izradu izvješća i ispisa osobnog lista i drugih pomoćnih obrazaca.
Slika 25: Podaci o korisniku - osnovna grupa podataka (Matična knjiga)
U zaglavlju prozora nalaze se osnovni podaci o korisniku – ime, prezime, JMBG, matični broj u evidenciji/matičnoj knjizi, OIB, spol, podatak o skrbništvu i informacija o sobi u kojoj je korisnik smješten u ustanovi. Središnji dio prozora prikazuje tražene podatke – podaci su grupirani, pa je omogućen prikaz podataka matične knjige (izbor Matična knjiga u donjem dijelu prozora), podataka iz osobnog lista (Osobni list), kompletne evidencije odsutnosti i evidencije aktivnosti korisnika. Također, na istom mjestu je moguće pregledati dnevnik rada osoblja vezano uz korisnika, kao i indvidualne planove.
Pri useljenju u ustanovu uobičajeno je da se za korisnika unesu ključni podaci koji se kasnije nadopunjavaju novim informacijama. Generalni podaci, oni koje možemo smatrati stalnim ili se odnose na trenutak useljenja unose se klikom na gumb Promijeni na dnu prozora sa slike 24, odnosno izborom stavke Promjena podataka o korisniku u padajućem izborniku. Prozor za unos je podijeljen u više grupa, podaci su barem načelno tematski grupirani ili po važnosti koju im pridaju pravilnici.
Bitno je naglasiti da se unos neki podataka koji se odnose na promjene statusa korisnika tijekom boravka u ustanovi preporuča obaviti drugim, za to predviđenim putem, kako će biti navedeno u nastavku uputa za rad (primjerice, promjena smještajne jedinice, promjena statusa i stupnja usluge - na taj način se može dobiti sljedivost i mogućnost naknadnog praćenja promjena).
Slika 26: Unos i promjena podataka o korisniku
Kao što je vidljivo na slici, postoji 7-8 grupa podataka. U nastavku se daje aktualni (06/2023) izgled svih grupa kako bi se steklo uvid u skup podataka koje sustav može evidentirati.
Slika 27: Unos i promjena podataka o korisniku - smještaj, skrbništvo, status...
Dio podataka koji se odnosi na zdravstveno stanje unosi se i u modulu Socijala, no za praćenje zdravstvenog stanja i vođenje sestrinske dokumentacije tijekom smještaja u ustanovi koristi se specijalizirani modul, DOMEK MedPlus. Podaci se koji se unose u modulu Socijala su prije svega informativni podaci (primjerice, podaci o obiteljskom i konzilijarnom liječniku, stomatologu i ginekologu za ženske korisnike - ti podaci su vidljivi i medicinskom osoblju).
Slika 28: Unos i promjena podataka o korisniku - zdravstveno stanje, podaci o obiteljskom i konzilijarnom liječniku
Uz određene podatke ponuđeni su gumbići sa simbolom upitnika (?) - oni u pravilu omogućavaju pokretanje pomoćnih izbornika u kojima se biraju već dostupni podaci (na primjer, izbor i pretraživanje već evidentiranih liječnika i slično).
U slučaju prestanka smještaja (iseljenje, smrt), taj događaj je potrebno evidentirati kako bi se sve vezane evidencije uskladile (slobodne sobe, broj smještenih korisnika...). Gumbom Prestanak ili izborom stavke Prestanak smještaja (ili CTRL+X) otvara se pomoćni prozorčić u kojeg je potrebno unijeti informacije vezane uz prestanak smještaja.
Slika 29: Prestanak smještaja korisnika
Osim datuma prestanka, potrebno je definirati razlog prestanka (odlazak u drugi dom, odlazak u vlastitu obitelj, smrt, suicid, ostalo – kategorije prema propisanom statističkom listu). Ostali podaci su opcijski - u slučaju smrti moguće je unijeti i detaljne informacije potrebne za mrtvozornika - u toj situaciji, program će ponuditi i ispis obrasca koji se dostavlja mrtvozorniku, a koji sadrži sve unesene informacije.
NAPOMENA: Kod unosa podataka, datum posljednjeg pregleda liječnika i datum ispisa (datum koji se ispisuje na obrascu) mogu se isključiti (dvoklik miša na labele/tekstove ispred polja za datume). U tom slučaju ti podaci se ne ispisuju, a u podnožju obrasca se na mjestu datuma ispisuju linije za ručni unos.
Za preminule korisnike uvijek je moguće naknadno ispisati podatke za mrtvozornika, izborom stavke Ispis podataka za mrtvozornika (ili CTRL+M) u padajućem izborniku!
Slika 30: Prestanak smještaja - smrt - i ispis podataka za mrtvozornika
Svojevremeno je pravilnik o pružanju usluga (NN 40/14) uključio kategorizaciju i definiranje četiri stupnja usluge. Stupnjevi su definirani prema određenim kriterijima, a moguće ih je vezati ili temeljiti na informacijama o pokretnosti i dementnosti korisnika. Kako je sustav mnogo ranije omogućio unos informacija o funkcionalnom statusu korisnika, postoji mogućnost da se temeljem tih informacija automatski odredi stupanj usluge. To je korisno u situacijama kada mnogo korisnika u sustavu nema definiran stupanj usluge (napredni filteri uz popis korisnika omogućavaju vrlo lako ograničavanje prikaza na korisnike s nedefiniranim stupnjom usluge i slično!) - program će sam, temeljeno na informaciji o pokretnosti i demenciji predložiti stupanji i unijeti ga prema željenom datumu (datum smještaja ili slično).
Slika 31: Automatsko predlaganje stupnja usluge temeljem dostupnih informacija
U padajućem izborniku popisa dovoljno je odabrati stavku Stupanj usluge prema dostupnim podacima i program će brzo generirati pomoćni popis i prijedloge stupnjeva za sve korisnike u popisu (filtriranjem i drugim postupcima - npr. pretraživanjem, popis korisnika može biti reduciran - obrada odnosno definiranje stupnja usluge vrši se za korisnike u aktualnom popisu!). Na taj način i u starim evidencijama u roku par sekundi možete definirati stupanj usluge kao traženi evidencijski podatak o statusu korisnika!
U popisu su vidljivi podaci o useljenju, iseljenju, mobilitetu, demenciji - na temelju tih podataka, za željeni datum (izbor kriterija u popisu na dnu ekrana) se određuje stupanj usluge - ukoliko su ponuđeni stupnjevi usluge (stupac Stupanj u popisu) zadovoljavajući (ne moraju nužno svi biti korektni, lakše je kasnije ispraviti nekoliko njih nego li sve ručno odrađivati!), gumbom Evidentiraj provodi se evidentiranje podataka u sustav.
Program nudi određenu inteligenciju u određivanju datuma na koji (od kojeg) vrijedi definirani stupanj usluge - kod naknadnog popunjavanja baza, najčešće će to biti datum smještaja, kod stvarnog definiranja na današnji datum, program će eventualno iseljenim (nisu više useljeni na današnji datum) korisnicima stupanj evidentirati uz datum smještaja.
Jedna od mogućnosti jest korištenje proizvoljnog datuma (slika) - opet će vrijediti slična pravila kako bi se izbjeglo definiranje stupnja za datum na koji korisnik nije useljen (još nije useljen, a u popisu je, ili je iselio prije željenog datuma...).
U grupi »Pregled automatskih unosa« omogućen je pregled svih provedenih postupaka grupne odnosno automatske dodjele stupnja usluga. Isto tako, korištenjem padajućeg izbornika, omogućeno je brisanje cijele grupe definiranih stupnjeva usluga - na primjer, definirate inicijalne stupnjeve usluga za sve korisnike, ali kasnije poželite te statuse obrisati - dovoljno je odabrati provedeni postupak i desnom tipkom miša odabrati stavku Obriši označeni automatski unos.
Prethodno opisano, automatsko određivanje stupnja usluge, u pravilu se koristi za inicijalno definiranje (s datumom smještaja) stupnja. No, tijekom smještaja, status korisnika se može mijenjati. U svakom trenutku je moguće evidentirati promjene i provesti promjenu stupnja usluge, ručno.
Izborom stavke Stupanj usluge (CTRL+ALT+K) u padajućem izborniku otvara se pomoćni prozorčić za definiranje stupnja usluge, ali i za pregled arhive promjena stupnja.
Slika 32: Ručna promjena stupnja usluge i pregled evidencije
U evidenciju se unosi stupanj usluge, datum od kojeg vrijedi (datum kad je utvrđen taj stupanj) i po potrebi napomena kao pomoćna informacija. Gumbićem Evidentiraj unos se pohranjuje u evidenciju.
U grupi Pregled evidencije moguće je pregledati sve evidentirane promjene stupnja za korisnika; ukoliko je neki od unosa bio pogrešan, pa ga je potrebno obrisati, to je moguće korištenjem padajućeg izbornika desnom tipkom miša:
Također, moguće je željenu definiciju stupnja usluge preslikati u važeće podatke u evidenciji korisnika (podaci koji su vezani uz stupanj usluge, a vidljivi u osnovnoj evidenciji korisnika, npr. u prozoru sa slike 26).r55jzy
Gumbom Individalni plan moguće je izraditi individualni plan socijalnog radnika za određenog korisnika. Sučelje za unos prikazuje sljedeća slika - definira se datum i mjesto (ispisuje se na dnu obrasca), detalji prema područjima u tablici i do 4 imena i prezimena osoba koje sudjeluju u izradi plana.
Slika 33: Obrazac individualnog plana
Uobičajeni obrazac individualnog plana za korisnike usluga dopunjen je i stavkom “Fizikalna terapija”, čime je omogućen dodatni unos i evidencija podataka vezanih uz taj tip terapije. Dakle, individualni plan uključuje sljedeće kategorije:
Stavka fizikalne terapije je, unutar proširenog sustava DOMEK (modul MedPlus), dodatno otvorena za unos osoblju u modulu pojačane njege - fizikalnom terapeutu ili glavnoj sestri koja ima administratorske ovlasti.
Po unosu, obrazac se snima u evidenciju i moguće ga je ispisati (program će pitati korisnika želi li ispis odmah po dodavanju u evidenciju (gumb Dodaj)). Naknadno je moguće podatke mijenjati, izrađivati nove planove prema postojećem itd. (U primjeru na slici navodi se Nema evidentiranih individualnih planova, dok će u situaciji da postoje drugi planovi biti dostupna prečica na otvaranje zadnje unesenog tj. prethodnog - vrlo jednostavno je moguće (Novi prema postojećem) izgenerirati novi plan prema starom...)
Naravno, obrazac je moguće ispisati gumbom Ispiši.
Sustav omogućava unos bilježaka o korisniku na više načina, s tim da namjena pojedinih bilježaka ovisi od načina rada i navike socijalnog radnika. Formalno, svaki korisnik ustanove dobiva svoje mjesto u matičnoj knjizi, a ta knjiga, kao propisani obrazac, sadrži i polje za unos napomena o korisniku. Slično, osobni list koji se vodi za svakog korisnika, uključuje, prema pravilnicima, mogućnost unosa zapažanja o korisniku. Ti podaci su čisti tekstualni zapisi koji se mogu proizvoljno unositi.
Dodatno, sustav omogućava unos i ispis posebnih bilježaka (datumski) preko kojih se unosi proizvoljna zabilješka i veže uz određeni datum. (Podaci uz matičnu knjigu i osobni list nemaju nikakvu strukturu niti posebno bilježenje datuma - unosi se čisti tekst).
Za željenog korisnika, bilješke se unose na način da se korisnik odabere u popisu (slika 24), a potom gumbima ispod popis odabere tip bilješki.
Slika 34: Unos različitih vrsta bilježaka uz korisnika
Natpisi na gumbima jasno naznačuju o kom tipu bilježaka se radi. Gumbom Matična - primjedba se unose primjedbe odnosno bilješke koje će biti vidljive u matičnoj knjizi (ili padajućim izbornikom i stavkom Unos napomena u matičnu knjigu, kako prikazuje slika 34 desno). Slično, gumbom Osobni list - zapažanja (ili padajućim izbornikom Unos zapažanja u osobni list) se unose zapažanja koja budu sadržana u osobnom listu. Izgled sučelja za unos tih bilježaka je trivijalan, krupno polje za unos najobičnijeg teksta (slika 35).
Slika 35: Unos bilježaka - osobni list
Gumbićem Bilješke, odnosno stavkom Jednostavne bilješke (datum, tekst) u padajućem izborniku, pokreće se unos proizvoljnih bilješki socijalnog radnika. Sučelje je jednostavno i omogućava tablični unos koji se prilagođava količinu unesenog teksta. Ispis ovog tipa bilješki je neovisan od ostalih evidencija i moguće ga je pokrenuti gumbićem sa prikazom pisača, lijevo dolje.
Slika 36: Unos bilježaka - proizvoljni datumski unos socijalnog radnika
Primjer ispisa ovog oblika bilježaka prikazuje slika 37.
Slika 37: Ispis proizvoljnih datumskih bilježaka uz korisnika
Uz svakog korisnika moguće je voditi socijalnu anamnezu. U stvari se radi o jednostavnom dokumentu kojeg socijalni radnici po potrebi dopunjuju. Unos i modifikacija se pokreće gumbićem Anamneza ispod popisa korisnika (slika 34), odnosno padajućim izbornikom ili kombinacijom tipki CTRL+S. Sučelje za unos podataka u anamnezu prikazuje slika 38.
Slika 38: Socijalna anamneza - unos i promjena podataka
U modul Socijala uključena je mogućnost izrade/popunjavanja kategorizacijskog postupnika, četiri stupnja njege. To je standardni obrazac koji je primarno razvijen i integriran u modulu za vođenje sestrinske dokumentacije i evidenciju korisnika na odjelu pojačane njege, MedPlus, no u konačnici je uključen i u modul Socijala, obzirom da provođenje postupka može biti potrebno i za druge korisnike u evidenciji.
Slika 39: Kategorizacijski postupnik - unos i izrada
Kategorizacijski postupnik za korisnika se generira u popisu korisnika, korištenjem padajućeg izbornika (desna tipka miša) i adekvatne stavke u izborniku - Kategorizacijski postupnik - novi za izradu novog obrasca, odnosno Kategorizacijski postupnik - pregled za pregled arhiviranih postupaka za željenog (ili druge) korisnike. Sučelje za izradu novog postupnika prikazuje slika 39.
Nakon unosa podataka, uz automatsku kategorizaciju sukladno preporukama, omogućen je direktni ispis adekvatnog obrasca na pisač ili pohrana u evidenciju. Sve podatke je moguće naknadno dohvatiti, promijeniti ili izraditi nove postupnike za istog korisnika itd.
Slika 40: Kategorizacijski postupnik - izgled obrasca za ispis na pisač
Uz svakog korisnika je moguće definirati status sufinanciranja - u standardnom sučelju za unos i promjenu podataka o korisniku (slika 27) unosi se početni status sufinanciranja, prilikom useljenja u ustanovu. Naravno, naknadno je moguće unijeti promjene, a za to se preporuča koristiti izbornik u pregledu popisa - stavku Sufinanciranje korisnika (tipke CTRL+B). Osim promjene početnog statusa pri useljenju, u prozorčiću koji se otvori (slika 41) moguće je unijeti datum i novi status sufinanciranja od određenog datuma.
Slika 41: Status sufinanciranja korisnika - unos i pregled
Statusi koji su mogući su trivijalni - nedefinirano, sa sufinanciranjem i bez sufinanciranja! U pregledu korisnika, ukoliko se u ustanovi prati status sufinanciranja, moguće je aktivirati filtere za prikaz korisnika prema određenim kriterijima - mogućnosti filtriranja prikaza su vidljivi na slici 42.
Slika 42: Mogućnosti filtriranja popisa korisnika prema statusu sufinanciranja
U podacima vezanim uz korisnika (slika 26) uvijek je moguće unijeti ili promijeniti informaciju o stambenoj jedinici (broj ili oznaka sobe) i vrsti smještaja. Međutim, PREPORUKA je da se promjene vrste smještaja i/ili stambene jedinice provode na način kako je ovdje opisano!
Za željenog korisnika označenog u popisu, padajućim izbornikom treba izabrati stavku Promjena smještaja - vrsta, soba! Time se otvara prozora prikazan na slici 43 - prozor sadrži dvije grupe - Unos promjene i Pregled evidencije. U grupi Unos promjene se prikazuju aktualni podaci (zadnje uneseni) - podaci o vrsti smještaja i sobi, datum zadnjeg unosa i statusu korisnika (useljennje, iseljenje). U grupi Pregled evidencije (slika 43 desno) vidljivi su svi unosi vezani uz smještaj korisnika, a ispod popisa daje se i pomoćni pregled - broj dana smještaja, ukupno i prema vrstama smještaja!
Slika 43: Promjena smještaja - vrsta i/ili soba
Ukoliko program detektira da je novounesena vrsta i/ili soba vezana uz noviji datum od zadnje evidentiranog, ponudit će mogućnost da se novouneseni podaci pohrane i kao aktualni podaci uz korisnika (osobni list, matična knjiga).
Slika 44: Promjena smještaja - postavljanje aktualnih podataka uz osobni list
Prilikom useljenja u ustanovu, za svakog korisnika unose se potrebni podaci koji se spremaju u matičnu knjigu korisnika. Pregled matične knjige moguć je klikom na gumb Matična knjiga u glavnom prozoru programa. Pregled je moguće pokrenuti i odabirom stavke Korisnici->Pregled matične knjige iz glavnog izbornika. Prozor za pregled matične knjige prikazan je na slici 45.
Pregled uključuje sve podatke iz matične knjige (kako je propisano pravilnicima), koji su poredani prema rednim brojevima u matičnoj knjizi. U svakom trenutku moguće je pretraživati matičnu knjigu prema prezimenu i imenu, JMBG i OIB korisnika, te po rednom broju u matičnoj knjizi.
U donjem dijelu prozora omogućeno je definiranje kriterija pregleda matične knjige – moguće je definirati uvjete za pregled: početni i krajnji redni broj u knjizi, te početni i krajnji datum smještaja u ustanovu.
Slika 45: Pregled matične knjige korisnika
Klikom na gumb Pomoćna matična knjiga ostvaruje se pregled pomoćne matične knjige koja je u stvari matična knjiga sortirana prema prezimenima korisnika, a ne prema matičnim brojevima. Isti gumb se koristi i za povratak na standardnu matičnu knjigu.
Slika 46: Ispis matične knjige i osobnih listova
Na vrhu ekrana nalaze se tri gumba - gumb Ispiši pokreće standardni ispit matične knjige na A4 papir, dok Ispiši A3 dodaje podršku za ispis matične knjige na A3 format papira! Time se dobiva nešto pregledniji ispis, no, naravno, nema koristi ako se ne koristi A3 pisač.
NAPOMENA: Gumbić OL (kao skraćeno od osobni list), omogućava ispis osobnih listova svih korisnika u popisu (cijeli popis ili filtrirano).
Gumb Redni brojevi koristi se u slučaju kada iz nekog razloga postoji potreba da se brišu korisnici iz baze. Kako se korisnici ujedno brišu i iz matične knjige može doći do poremećaja u rednim brojevima u matičnoj knjizi – npr. brojevi obrisanih korisnika više ne postoje pa postoje 'preskakanja' u rednim brojevima. U tom slučaju klikom na gumb dodjeljuju se novi brojevi i eliminira spomenuto preskakanje.
Dvostrukim klikom miša na određenog korisnika odmah se dobiva prikaz svih podataka u bazi (slika 25).
Kod ispisa osobnih listova omogućen je izbor pisača i načina ispisa (inicijalno samo naslovnica osobnog lista, alternativa je ispis kompletnog osobnog lista za sve korisnike u popisu). Nakon što se gumbićem OL pokrene postupak, otvara se pomoćni prozor prikazan na slici 47.
Slika 47: Ispis osobnih listova za korisnike iz matične knjige
Ukoliko se prije ispisa želi pregledati izgled dokumenta na ekranu, kliknuti na Prikaži na ekranu (iz tog pregleda se nastavlja ispis na pisač, po želji). Ako se želi proslijediti direktno na pisač (ili PDF dokument, ako koristite neki od virtualnih upravljačkih programa za pisače za rad s PDF dokumentima), označiti Ispiši na pisač.
NAPOMENA: ukoliko se na osobnim listovima nepotrebno ispisuje dodatni pomoćni "matični" broj, po želji je taj ispis moguće isključiti u postavkama sustava (glavni izbornik DOMEK - Postavke) - Dodtno polje - matični broj 2 - ispisuj na osobnom listu
Uobičajena je praksa da su korisnici ustanova sudionici određenih radno-okupacijskih aktivnosti. Vođenje evidencije tih aktivnosti sastavni je dio rada socijalnih radnika ili radnih terapeuta, pa sustav nud mogućnost evidentiranja aktivnosti, praćenje rada i određene analitičke mogućnosti. Dodatno, sastavni dio sustava je i neovisni modul DOMEK Radionica, namijenjen prije svega radnim terapeutima (sve druge evidencije koje nisu važne za vođenje radionica su izbačene).
Osnovno sučelje za pregled aktivnosti pokreće se gumbom Aktivnosti u glavnom prozoru, ili izborom stavke Korisnici -> Evidencija -> Aktivnosti korisnika u glavnom izborniku. No, do podataka vezanih uz aktivnosti moguće je doći i iz niza drugih prozora i dijelova programa - primjerice, u popisu korisnika (slika 24) stavkama Nova aktivnost za označenog ili Nova grupna aktivnost za označene korisnike u padajućem izborniku. Slično, aktivnosti su vidljive i dostupne i u prozoru za pregled informacija o korisniku (slika 25, grupa Aktivnosti).
Osnovno sučelje prozora za pregled aktivnosti dano je na slici 48.
Slika 48: Aktivnosti korisnika - osnovni podaci
U lijevom dijelu prozora je pretraživi popis s jednostavnim filterom za ograničenje prikaza ovisno o statusu smještaja. U desnom dijelu se nalaze dvije grupe podataka - Općenito - služi za unos osnovnih zabilješki vezano uz aktivnosti prije odnosno nakon dolaska u ustanovu. Također, moguć je unos proizvoljnih zapažanja. No, bitniji dio evidencije »skriva« se u grupi Detalji (slika 49).
U tom dijelu nalaze se sve ključne funkcionalnosti vezane uz pregled, dodavanje i manipulaciju podacima vezanim uz evidenciju aktivnosti korisnika. Podaci o aktivnosti se unose gumbom Dodaj, mijenjaju gumbom Promijeni (ili dvoklik miša nad stavkom). Moguć je i ispis evidencije gumbom Ispiši. Sam popis svih detalja o aktivnostima je moguće filtrirati datumski i aktivirati pregled za željeno razdoblje.
Slika 49: Aktivnosti korisnika - detalji - datumski unosi, popis
Svaka pojedinačna stavka uključuje datum (i točno vrijeme ukoliko je potrebno - uključiti kvačicu), status važnosti, informaciju o djelatniku koji je unio informacije - pomoćni prozorčić za unos i promjenu prikazuje slika 50.
Slika 50: Aktivnosti korisnika - unos ili promjena stavke
Kao pomoćni/vizualni alat omogućeno je definiranje boje kojom se stavka dodatno označava u popisu - u praksi, terapeuti prema vlastitom nahođenju koriste tu funkcionalnost.
Kao što će kasnije biti spomenuto, dosta je bitno, za potrebe analize, da se opis aktivnosti korektno unese - zbog toga je to polje za unos realizirano kao padajući popis s automatskim predlaganjem unosa (temeljem dosadašnjih unosa).
U popisu korisnika je moguće odabrati više korisnika (tipka CTRL i miš) te po potrebi za više korisnika odjednom evidentirati neku aktivnost. Za to služi stavka Nova grupna aktivnost za označene korisnike u padajućem izborniku. Sučelje za unos aktivnosti na taj način se neznatno razlikuje od onog na slici 50 - u gornjem dijelu se nalazi popis korisnika za koje se provodi unos - osim izborom u popisu, moguće je gumbićem + dodati i druge korisnike.
Izborom stavke Podaci -> Evidencije -> Analiza aktivnosti u glavnom izborniku, ili klikom na gumbić Mjesec u desnom gornjem dijelu prozora sa slike 48, omogućen je analitički pregled aktivnosti korisnika prema mjesecima ili za proizvoljno razdoblje. Pregled je moguć pojedinačno za sve stavke, sortirano datumski, ili pak je moguće provoditi dodatnu analizu, kako će biti opisano u nastavku.
Osnovni prikaz - po mjesecima, pojedinačno, dan je na slici 51. Promjena osnovnog prikaza (po mjesecima u godini - bira se cijeli mjesec ili mjeseci i godina koja nas zanima, odnosno po proizvoljnom razdoblju od-do nekog datuma) provodi se izborom grupa na vrhu prozora (Mjeseci u godini odnosno Proizvoljno razdoblje od-do). Sučelje za prikaz proizvoljnog razdoblja se tek neznatno razlikuje i prikazano je na slici 52.
Slika 51: Analiza aktivnosti - mjeseci u godini, pojedinačne stavke
Slika 52: Analiza aktivnosti - proizvoljno datumsko razdoblje
No, vrlo korisne analitičke mogućnosti kriju se na dnu prozora - osim standardnog pregleda pojedinačnih stavki, omogućena je jednostavna analitika po danima i aktivnostima, po danima, po aktivnostima i po korisnicima (slika 53 prikazuje donji dio prozora i moguće grupe/stavke).
Slika 53: Analiza aktivnosti - mogućnosti alternativnih analitičkih pregleda
Što otprilike znače ti alternativni načini pregleda? U grupi Po danima i aktivnostima ispisuje se popis svih aktivnosti provođenih na određeni datum, te se uz svaku sumarno navodi koliko je korisnika sudjelovalo u aktivnosti i koliko puta se aktivnost realizirala. Ovdje je bitno voditi računa o tome da se opisi/nazivi aktivnosti korektno upisuju kako zbog mogućih tipfelera ili sličnih situacija ne bi došlo do negativnog utjecaja na analizu (npr. analiza razlikuje velika i mala slova pa to može dovesti do problema - postoji mogućnost da se u postavkama sustava uključi pokušaj da se slične stavke spoje, čime se to eliminira, no preporuka je pažljivo unositi podatke).
U grupi Po danima, daje se prikaz svih datuma u kojima su aktivnosti evidentirane, te broj aktivnosti i broj korisnika koji su sudjelovali (ne vide se pojedinačne aktivnosti, slika 54)
Slika 54: Analiza aktivnosti - po danima
U grupi Po aktivnostima poredane su sve aktivnosti (vrijeda ista opaska iznesena prije par rečenica - program ne razlikuje slične unose, pa je potrebno voditi računa da se unosi standardiziraju i izjednače - na slici 55 se vidi upravo taj problematični slučaj - zbog krivog unosa postoji nekoliko istih aktivnosti koje program interno razlikuje zbog pogreške u unosu).
Slika 55: Analiza aktivnosti - po aktivnostima
Naposlijetku, u grupi Po korisnicima daje se vrlo korisna informacija o broju provođenih aktivnosti u određenom razdoblju za svakog pojedinog korisnika! Pri tome se osim broja provedenih aktivnosti navodi i koliko je različitih aktivnosti odrađeno i u koliko dana (da se uoči situacije u kojima je možda u istom danu korisnik odradio više aktivnosti). Primjer prikazuje slika 56.
Slika 56: Analiza aktivnosti - po korisnicima
Sve prikazane popise je moguće ispisati na pisač ukoliko je to potrebno, gumbom Ispiši.
U svakoj ustanovi potrebno je voditi evidenciju o odsutnosti korisnika iz ustanove. Evidencija se pokreće klikom na gumb Odsutnost u glavnom prozoru ili izborom stavke Korisnici -> Evidencija -> Odsutnost iz glavnog izbornika. Evidencija se vrši korištenjem prozora prikazanog na slici 57.
Slika 57: Evidencija odsutnosti korisnika
U gornjem dijelu prozora nalazi se popis korisnika kojeg je moguće brzo pretraživati i ograničiti prikaz na određenu skupinu korisnika izborom ponuđenih uvjeta (vidi sliku!) – broj korisnika koji zadovoljavaju odabrani kriterij ispisuje se uz naslov prozora. Odabirom željenog korisnika, u donjem dijelu prozora dobiva se informacija o tome da li je korisnik trenutno prisutan u ustanovi ili je odsutan, odnosno iselio. Korisnik se smatra odsutnim ukoliko nije unesen podatak o dolasku u ustanovu nakon što je otišao, ili ukoliko dan povratka još nije nastupio (korisno u slučajevima kad korisnik unaprijed definira kad se vraća – nije potrebno unositi datum dolaska u ustanovu pri njegovom povratku). Osim informacije o trenutnoj odsutnosti dobiva se i pregled svih arhiviranih odsutnosti korisnika u tablici u donjem dijelu prozora.
Kad korisnik odlazi iz ustanove dovoljno je pronaći ga, označiti u listi i klikom na gumb ODLAZAK zabilježiti trenutno vrijeme i datum – po potrebi je vrijeme i datum moguće podesiti po želji. Na sličan način se registrira povratak korisnika gumbom DOLAZAK. Uz odsutnost se može definirati tip (slika), te proizvoljno unijeti detalje koji su možda bitni socijalnom radniku ili drugim djelatnicima ustanove.
Omogućena je i naknadna promjena vremena odlazaka i povratka u ustanovu – u donjoj tablici je moguće obrisati pojedinu stavku ili ju promijeniti. Za to je potrebno iznad željene stavke desnom tipkom miša pokrenuti pomoćni izbornik i u njemu odabrati željenu funkciju – brisanje ili promjenu podataka.
Gumbom Mjesec u gornjem desnom uglu prozora (ili izborom stavke Korisnici -> Evidencija -> Mjesečna odsutnost u glavnom izborniku) omogućen je detaljan pregled odsutnosti korisnika prema mjesecima ili prema proizvoljnom vremenskom razdoblju. Pregled mjesečnih evidencija dan je u prozoru kao na slici 20.
U gornjem dijelu prozora definiraju se uvjeti pretraživanja i evidencije – moguće je definirati mjesec ili mjesece koje se analizira, te godinu. Određuje se način sortiranja – prema prezimenu i imenu korisnika, datumu rođenja, datumu odlaska i datumu povratka u ustanovu, te, po želji, filter popisa prema razlogu/tipu odsustva. Gumbom PRIKAŽI osvježava se prikaz i u središnjem dijelu prozora dobije se pregled korisnika koji su u definiranim mjesecima bili odsutni.
Slika 58: Mjesečna evidencija odsutnosti
Klikom na gumb Ispiši moguće je ispisati izvještaj na pisač, a gumbom Povratak prekida se pregled mjesečne evidencije odsutnosti.
Dvoklikom na korisnika u prozorima vezanim uz odsutnost korisnika moguće je direktno otvoriti prozor s podacima o korisniku i to grupu podataka Odsutnost (slika59). Osim popisa pojedinačnih odsutnosti, prozor sadrži i sumarne podatke o odsutnosti korisnika, u lijevom dijelu prozora.
Slika 59: Evidencija odsutnosti korisnika - pregled
Popis pojedinačnih odsustava korisnika je moguće i ispisati na pisač.
Socijalni radnici u pravilu vode dnevnik rada, a temeljem određenih pravilnika od njih se zahtijeva da nadležnim institucijama dostave izvješća vezana uz svoj rad. U glavnom prozoru, u izborniku Dnevnik rada (slika 60), nude se mogućnosti vođenja dnevnika rada.
Slika 60: Izbornik vezan uz dnevnik rada
Standardno se unose, datumski, odrađivane stavke (izbor Unos obavljenog). Dodatno, kroz izbornik Dnevni unos (aktivnosti) omogućen je unos specifičnih stavki - planiranih aktivnosti, evidencije rada u skupini - to su stavke koje su izdvojene temeljem zahtjeva socijalnih radnika, baziranih na potrebama za dostavu informacija nadležnim institucijama.
Izbornikom Dnevnik rada -> Unos obavljenog pokreće se unos nove stavke dnevnika rada. Sučelje za unos (i, kasnije, promjenu evidentirane stavke) prikazuje slika 61.
Uz svaku stavku sustav bilježi djelatnika koji unosi stavku, a podaci koji se unose su:
Za tip posla vezan uz stavku bira se među ponuđenim stavkama - usklađeno sa pravilnicima koji su u opticaju zadnjih 10-tak godina. Podržani tipovi (važno za izradu i popunjavanje obrasca dnevnika rada, te za obrazac praćenja provođenja strategije soc. skrbi) su prikazani na slici.
Slika 61: Unos stavke dnevnika rada
Izbornikom Dnevnik rada -> Pregled i promjene otvara se sučelje za pregled svih stavki vezanih uz dnevnik rada. Prikaz je, naravno, standardno ograničen na prikaz stavki aktivnog djelatnika. No, ukoliko je djelatnik koji koristi program administrator, ima ovlasti pregledati sve stavke.
Slika 62: Pregled i filtriranje stavki dnevnika rada
Stavke evidentirane uz dnevnik rada je moguće ispisati na dva načina, korištenjem gumbića Tablica i Ispiši u gornjem desnom dijelu prozora. Gumbićem Tablica dobiva se pregled tablični ispis prikazan na slici 63, dok se gumbom Ispiši stavke dnevnika ispisuju na nešto drugačiji način (slika 64).
Slika 63: Tablični ispis dnevnika rada - primjer izvještaja
Slika 64: Standardni ispis dnevnika rada - primjer izvještaja
Temeljem unosa u dnevnik rada, upotpunjeno nekim od skupnih podataka (broj zaprimljenih zahtjeva i slično), omogućeno je popunjavanje obrasca dnevnika socijalnog rada i ispis predviđenog izvještaja. Ta funkcionalnost je izdvojena i koristi se uz mjesečno izvješće socijalnog rada, kako je opisano u odjeljku Target not found!).
Kao što se vidi na slici 60, pod izbornikom Dnevni unos (aktivnosti), moguće je unositi dodatne stavke dnevnika rada, vezano uz predefinirane tipove aktivnosti - planirane aktivnosti, rad u skupini i ostalo. Te su stavke specifične po tome da su dodane isključivo zbog sadržaja obrazaca koji su propisani, vezano uz tzv. dnevnik rada djelatnika. Sučelje prikazuje slika 65.
Slika 65: Tablični ispis dnevnika rada - primjer izvještaja
Kao što se vidi, radi se o jednostavnom unosu - osim kategorije aktivnosti unosi se datum aktivnosti i tekstualni opis!
Prethodno opisane specifične stavke dnevnih aktivnosti moguće je pregledavati (razlikovati od dnevnika rada iz odjeljka 2.7.2.) izborom Pregled i ispis obrasca. Obrazac se ispisuje za pojedinačne dane, po potrebi, a sadrži informacije vezane uz prethodno opisane specifične stavke (planirane aktivnosti, rad u skupini i ostalo), ali i izvdojen individualni rad s korisnicima.
Slika 66: Pregled aktivnosti djelatnika na datum
Slika 67: Obrazac dnevnika rada djelatnika (na dan) - ispis na pisač
Stavke vezane uz individualni rad se preuzimaju iz unosa (odjeljak 2.7.1.) vezanih uz individualni rad! Ispis dnevnika vezan uz stavke individualnog rada uključuje metode/postupke, ukoliko su uneseni. U sučelju za pregled potrebno je odabrati dan za koji se želi dobit pregled - sučelje odvaja stavke prema kategorijama (66), a osim toga se daje i pregled svih dana s unosima (slika 68) - jednostavno, dvoklikom miša na neki datum, je moguće učitati detalje za taj dan. Podatke koji se uključuju u dnevnik je moguće filtrirati - svi mogu pregledati samo svoje podatke, dok administratori mogu pregledavati i u dnevnik uključivati i podatke drugih djelatnika!
Slika 68: Pregled datuma s evidentiranim aktivnostima
U popisu datuma s evidentiranim aktivnostima djelatnika podaci su razdvojeni (stupac ?) - oznaka Dn prikazuje broj stavki individualnog rada unesenih klasičnim dnevnikom rada (odjeljak 2.7.1), dok oznaka Ad pokazuje specifične stavke opisane u 2.7.4.
Gumbom Ispiši ispisuje se obrazac dnevnika za pojedini dan - izgled obrasca dan je na slici 67.
Modul Socijala omogućava vođenje mjesečnih planova i evidenciju realizacije planova. Radi se o najjednostavnijoj mogućoj evidenciji - planovi se pišu u tekstualnom obliku, uz definiranje mjeseca i godine za koju se izrađuju. Identično sučelje za unos i rad sa zapisima se koristi za planove i realizaciju (slika 69) - aktivira se izborničkim stavkama Planovi -> Novi mjesečni plan odnosno Nova realizacija u glavnom prozoru.
Slika 69: Mjesečni plan - unos, ispis, izrada novog plana prema postojećem
Ono što može olakšati i ubrzati rad soc. radnika jest izrada planova ili realizacija »prema postojećim« - gumbom Novi prema postojećem je moguće stvoriti novi plan/realizaciju, koji su inicijalno popunjeni tekstom aktualnog plana/realizacije.
Gumbom Ispiši plan/realizaciju je moguće ispisati na pisač. Prilikom izrade novog plana, program će ponuditi ispis prilikom pohrane u evidenciju. Sučelje za prikaz izvještaja prije ispisa prikazuje slika 70.
Slika 70: Mjesečni plan - ispis mjesečnog plana - izgled izvještaja
Socijalna služba u ustanovi u pravilu izrađuje razna izvješća koja se arhiviraju u dokumentaciji ustanove ili proslijeđuju nadležnim institucijama. Sustav omogućava automatsku izradu više tipova izvješća.
Mjesečna izvješća rekapituliraju evidenciju za određeni mjesec – izvješće uključuje podatke o broju useljenih, iseljenih i umrlih korisnika za traženi mjesec, kao i podatke o odsutnostima korisnika.
Slika 71: Sučelje s podacima za izvješće socijalne službe
Kriterij vezan uz odsustnost i evidentiranje u mjesečnom izvješću je najčešće vezan uz naplatu troškova smještaja, pri čemu se u nekim slučajevima (npr. odsutnost više od 8 dana mjesečno) različito postupa s korisnicima u kontekstu naknade troškova i slično. Osim brojčanih podataka izvješće uključuje i popis korisnika ustanove obuhvaćen svakom od kategorija izvješća.
Izvješće se izrađuje izborom stavke Statistika -> Mjesečno izvješće soc. službe u glavnom izborniku. Sučelje za izradu izvješća je vrlo jednostavno (slika 71) – dovoljno je odrediti mjesec i godinu izvješća, te način sortiranja popisa korisnika. Gumbom Prikaži prikazuju se podaci i formira izvješće za traženi mjesec. Izgled prozora prikazuje slika 27. Gumbom Ispiši moguće je ispisati izvještaj na pisač (slika 72).
Slika 72: Ispis - godišnje izvješće soc. službe
Osim mjesečnih izvještaja, moguće je formirati i godišnji izvještaj (umjesto mjeseca u polju za izbor mjeseca odabrati Cijela godina) odnosno pregledni izvještaj za kompletnu evidenciju (umjesto mjeseca odabrati Cijela evidencija). Za godišnji i pregledni izvještaj ne formira se popis odsutnih niti dnevnik socijalnog rada! I te izvještaje je moguće ispisati na pisač gumbom Ispiši - ispisat će se mjesečna izvješća s naznakom mjeseca, godišnje izvješće za određenu godinu ili pregledno izvješće (razlika u ispisu je neznatna - razlikuju se u naslovima i izostanku detalja o odsustnostima).
Slika 73: Podaci vezani uz dnevnik socijalnog rada
Kao i mjesečno izvješće, tako se i tzv. dnevnik socijalnog rada formira na mjesečnoj bazi. Podaci koji će biti uključeni u dnevnik soc. rada vidljivi su u grupi Dnevnik (slika 73). Radi se o podacima koji se dohvaćaju iz evidencije - dijelom iz evidencije zaprimanih zahtjeva i odluka o smještaju, a dijelom iz dnevnika rada.
U tom tabličnom obrascu prikazuje se broj aktivnosti/događaja vezanih uz određene tipove - broj se iskazuje ukupno na mjesečnoj razini, ali i po danima u mjesecu! Uz stavke koje su vezane uz korisnike (socijalne anamneze, zahtjevi za smještaj i useljenja) u samoj tablici je moguće očitati i o kojim se korisnicima radi. Ispis dnevnika moguć je gumbom Ispiši dnevnik.
Određeni dokumenti i obrasci su propisani starijim ili važećim pravilnicima. Jedan od njih je vezan uz praćenje provedbe strategije socijalnog rada - svodi se na obrazac (u konačnici, Excel XLS tablice) koji su ustanove dužne popuniti aktualnim podacima. Program može iz svih evidencija izvući tražene podatke i popuniti obrazac - sučelje se aktivira izborom Statistika -> Strategija soc. skrbi u glavnom izborniku, a sučelje je prikazano na slici 74.
Slika 74: Podaci potrebni za praćenje provedbe strategije socijalne skrbi - prikaz na ekranu
Kao što se može pretpostaviti, podaci o aktivnostima se vuku iz dnevnika rada (potrebno je kategorizirati stavke dnevnika rada i definirati tipove podataka koji se odnose na konkretne strateške mjere). Ostali podaci, vezani uz smještaj, boravak i druge informacije, vuku se iz ostalih evidencija sadržanih u sustavu.
U gornjem dijelu prozora bira se razdoblje za koje se žele očitati podaci. Da bi se generirala Excel XLS datoteka, potrebno je kliknitu na gumbić Excel .xls. Dokument će se nakon toga otvoriti u Excelu ili nekom sličnom programu za tablične proračune.
Slika 75: Pohrana podataka za praćenje provedbe strategije u XLS datoteku
Napomena - predložak dokumenta za Excel tablicu dolazi s instalacijom programa i sadržan je u datoteci
- po potrebi, ustanova može obraditi taj predložak, dodati npr. logotip i slično.
Jedna od često korištenih analitičkih mogućnosti vezanih uz izvješća socijalne službe, posebno u domovima socijalne skrbi kojima su osnivači jedinice lokalne samouprave, jest analiza korisnika prema statusu sufinanciranja. Da bi se analizirale te informacije, potrebno je odabrati stavku Statistika -> Analiza-sufinanciranje u glavnom izborniku. Osnovno sučelje prikazuje slika 76.
Slika 76: Pregled analize sufinanciranja po danima - stanje na dan
Osim pregleda stanja na dan (broj korisnika na dan, uz podjelu prema spolu i razmatranje statusa sufinanciranja), moguće je odabrati i pregled broja useljenih, iseljenih ili umrlih po danima. Razdoblje za koje se radi analiza definira se datumski od početnog do završnog datuma. Uz pregled po danima, moguć je i pregled ukupnih brojki za razdoblje, korištenjem grupe Pregled za razdoblje, što je prikazano na slici 77.
Slika 77: Pregled analize sufinanciranja po danima - sumarno za razdoblje
Gumbom Ispiši omogućen je ispis oba tipa pregleda (po danima ili sumarno za razdoblje) na pisač.
Slika 78: Pregled analize sufinanciranja po danima - ispis na pisač
Jedna od vrlo korisnih mogućnosti koje nudi informatizacija ustanove i vođenje propisanih evidencija u digitalnom obliku jest mogućnost analize i izrade raznih »statističkih« pregleda. Od početaka razvoja sustava, nadležne institucije su »nebrojeno« puta mijenjale propisane obrasce, iako sadržajno nije bilo značajnih promjena.
Razni oblici statističkih pregleda dostupni su u glavnom izborniku Statistika. Osim jednostavne proizvoljne analize prema raznim kriterijima (Statistika -> Statistička analiza u glavnom izborniku), omogućena je izrada aktualnog statističkog lista (Statistika -> Statistički list), statističkog lista na datum (Statistika -> Statistički list na datum) ali i određene varijante statističkog lista za razdoblje. Također, omogućena je izrada propisanih DSN i DZI obrazaca (Statistika -> DSN obrazac). Dodatno, omogućena je detaljna analiza i vizualizacija podataka vezanih uz smještaj i prestanak smještaja (Statistika -> Analiza useljenja). Pomoćni prikaz informacija o najmlađim i najstarijim korisnicima, korisnicima s najduljim smještajem i slične »top liste« mogu se pregledati izborom Statistika -> Statistika korisnika.
Osnovni prozor u kojem se provodi analiza podataka aktivira se pozivom željene izborničke stavke. Isti prozor (različite grupe na vrhu prozora) se koristi za više oblika statističkih pregleda, no sami pregledi su sadržajno drugačiji pa će se obraditi odjeljak po odjeljak. Grupa Analiza podataka, prikazana na slici 79, služi za proizvoljno pregledavanje i pretraživanje evidencije korisnika, pri čemu je moguće definirati niz ograničenja/filtera i uvjeta kako bi se suzio rezultat pretrage. Za naprednije oblike analize potrebno je kontaktirati autora (u pravilu se analiza provodi »ručno« u nekom administracijskom sučelju baze podataka).
Slika 79: Analiza podataka o korisnicima
Podaci o korisnicima koji zadovoljavaju kriterije su prikazani tablično. Obzirom da se radi o generičkom pregledu, vizualno ne baš atraktivnom, za daljnju obradu se preporuča prekopirati tablicu (padajući izbornik koji se otvara desnom tipkom miša) u neki od programa za rad s tablicama. Ukoliko su potrebni detalji o korisniku, dvoklikom miša moguće je otvoriti standardni korisnički prozor s detaljima (kao na slici 25).
U istom prozoru, u grupi Statistički list - aktualno generirani su skupni podaci, prema uobičajenom obrascu statističkog lista (slika 80). Podaci koji su vezani uz neko razdoblje odnose se na aktualnu godinu.
Slika 80: Statistički list ustanove (na dan generiranja)
Gumbićem Ispis na pisač omogućen je ispis u obliku klasičnog (pomalo zastarjelog) obrasca statističkog lista. Obzirom da taj izvještaj može biti dio nekog drugog dokumenta, moguće je definiranje (polje Numeriraj od) početne stranice izvještaja.
U preostalim grupama (Dodatne informacije i Statistika - razdoblje) su prikazane informacije u obliku nekih od tablica iz standardnog statističkog lista, ali prema nešto drugačijim kriterijima. Primjerice, pod Dodatne informacije je razrađena tablica prestanka smještaja - tablica je popunjena podacima za kompletnu evidenciju, za željenu godinu i za željeno razdoblje, kao što prikazuje sika 81.
Slika 81: Informacije o prestanku smještaja - cijela evidencija, godina, razdoblje
U grupi Statistika - razdoblje, prikazanoj na slici 82, dane su informacije za željeno razdoblje - formira se tablica s brojem useljenja i iseljenja, brojem zaprimljenih i riješenih zahtjeva. Također, izdvajaju se podaci o stambenom statusu prije dolaska u ustanovu (ukupno za trenutno smještene i za useljene u razdoblju). Uz to se razrađuje i broj korisnika prema dobi, spolu i pokretnosti.
Slika 82: Statističke informacije za razdoblje
Sve te informacije mogu biti korisne socijalnim radnicima i ostalom osoblju ustanove, bilo za zadovoljavanje nekih formalnost bilo za analizu poslovanja i rada ustanove. Statistiku razdoblja je moguće ispisati na pisač korištenjem internog obrasca, prikazanog na slici 83.
Slika 83: Ispis izdvojenih statističkih podataka za razdoblje
Osim aktualnog statističkog lista, omogućeno je generiranje statističkog lista na željeni datum. Na taj način se za svaki dan može precizno očitati stanje u ustanovi. Sučelje je identično prethodno opisanom, s tim da se na vrhu prozora (gore desno) bira željeni datum i gumbićem Obnovi generira traženi izvještaj. Da bi se izradilo izvještaj na datum, potrebno je birati Statistika -> Statistički list na datum u glavnom izborniku.
Slika 84: Statistički list ustanove na datum
Ispod tablice broj 8 (Broj korisnika kojima je prestao smještaj prema razlogu prestanka smještaja i dužini prethodnog boravka u domu) je pozicionirano polje Prestanak smještaja u gdini vezanoj uz datum koje se može uključivati i isključivati. Ukoliko je uključeno, ta tablica će se popuniti podacima isključivo o prestancima smještaja u godini vezanoj uz datum (dakle, za prikaz stanja na 15.5.2009, uključit će podatke samo o prestancima smještaja u 2009. godini). Ukoliko pak je isključena, tablica će sadržavati podatke o svim prestancima smještaja do tog datuma (dakle, i sve prethodne godine!).
Klikom na naslov tablice 6, odnosno na simbol/ikonu pored moguće je pregledati detalje o stambenom statusu korisnika prije smještaja u ustanovu (standardni statusi se nude kao predložak kod unosa podataka o korisniku, no ukoliko se u evidenciji vode neke vlastite bilješke u tom polju, moguće da tablica neće biti potpuno točna!).
Gumbom Ispis na pisač statistički list je moguće ispisati (na pisač ili u PDF ukoliko koristite neki PDF generator kao pisač).
Noviji obrasci koji su zamijenili (ili nisu?) statistički list traže malo drugačiju organizaciju statističkih/analitičkih podataka iz evidencije. Iako pokušavamo pratiti promjene i prijedloge novih obrazaca, u ovom segmentu sustav je u pravilu uvijek u zaostatku. To ne smatramo presudnim jer je većinu informacija moguće dohvatiti korištenjem dostupnih analitičkih postupaka.
Uglavno, DSN obrazac je u potpunosti implementiran i, osim generiranja i prikaza informacija na ekranu, omogućava izradu Excel (XLS) zapisa koji se prosljeđuje nadležnim institucijama. Predložak
tog dokumenta dolazi s instalacijom programa i nosi naziv
- zaglavlja i izgled je moguće dodatno izmijeniti, no predlaže se zadržavanje osnovne verzije koja dolazi s programom, generiranje
izvješća pomoću tog predloška, a eventualne promjene u izgledu dokumenta provoditi tek nakon što DOMEK generira novu XLS datoteku!
Sučelje za generiranje DSN obrasca se pokreće stavkom izbornika Statistika -> DSN obrazac. Izgled sučelja je vidljiv na slikama u nastavku.
Nakon što se u gornjem dijelu prozora odabere razdoblje za koje se želi generirati obrazac, gumbom Obnovi se popunjavaju podaci.
Slika 85: DSN obrazac - korisničko sučelje, stranica 2
Obzirom da je DSN obrazac namijenjen i drugim tipovima ustanova koje nude socijalne usluge, osim informacija o smještaju i boravku, uključuje i informacije o uslugama pomoći u kući. Naravno, ovisno o statusu ustanove i korištenju ostalih modula i funkcionalnosti sustava DOMEK, popunjavaju se samo dostupni podaci. Sučelje je organizirano prema stranicama obrasca - na slikama se vidi nekoliko segmenata izvješća.
Obzirom da se obrazac dostavlja u digitalnom obliku, ispis na pisač nije omogućen, već se nudi pohrana u obliku XLS datoteke. Nakon generiranja, datoteka se otvara u programu za tablične obračune, gdje je moguće prilagoditi izgled i sadržaj, ukoliko je to potrebno.
Slika 86: DSN obrazac - korisničko sučelje, stranica 3
Slika 87: DSN obrazac - XLS dokument
Na sličan način, moguće je formiranje DZI obrasca, no u trenutku pisanja dokumentacije ta funkcionalnost još nije potpuno realizirana!
Izborom Statistika -> Analiza useljenja i prestanka moguće je detaljno analizirati statuse korisnika, po danima, mjesecima, godinama... Otvara se već opisani prozor, no svi detalji se nalaze u grupi Analiza useljenja i prestanka.
Za željeno datumsko razdoblje koje se odabere u gornjem dijelu prozora prikazuju se sumarni podaci o useljenjima i useljenjima (po danima, mjesecima, godinama), kao i podaci o broju smještenih (na dan) odnosno prosječnom broju smještenih (mjesečno, godišnje). Ujedno se daju i informacije o najmanjem i najvećem broju smještenih unutar mjeseca ili godine.
Slika 88: Analiza useljenja, prestanka i broja smještenih korisnika - po mjesecima
U donjem dijelu ekrana je dan i grafički prikaz podataka, manje koristan u pregledu po danima, no kad se promatra po duljim razdobljima može ukazivati na trendove.
Slika 89: Analiza useljenja, prestanka i broja smještenih korisnika - po godinama
Gumbom Ispiši moguće je ispisati prikazane informacije na pisač ili PDF dokument, a gumbom Pohrani .xls je moguća pohrana u Excel datoteku, za daljnju obradu i analizu. Grafički prikaz se ne ispisuje niti ne generira u Excel datoteci (taj dio se u Excelu odradi samostalno ako je potrebno).
Jedna od često korištenih analitičkih mogućnosti vezanih uz izvješća socijalne službe, posebno u domovima socijalne skrbi kojima su osnivači jedinice lokalne samouprave, jest analiza korisnika prema statusu sufinanciranja. Da bi se analizirale te informacije, potrebno je odabrati stavku Statistika -> Analiza-sufinanciranje u glavnom izborniku. Osnovno sučelje prikazuje slika 76. [Ovo je ponovljeni odjeljak, primarno se ovaj tekst i opis funkcionalnosti pojavljuje u odjeljku 2.9.4.]
Slika 90: Pregled analize sufinanciranja po danima - stanje na dan
Osim pregleda stanja na dan (broj korisnika na dan, uz podjelu prema spolu i razmatranje statusa sufinanciranja), moguće je odabrati i pregled broja useljenih, iseljenih ili umrlih po danima. Razdoblje za koje se radi analiza definira se datumski od početnog do završnog datuma. Uz pregled po danima, moguć je i pregled ukupnih brojki za razdoblje, korištenjem grupe Pregled za razdoblje, što je prikazano na slici 77.
Slika 91: Pregled analize sufinanciranja po danima - sumarno za razdoblje
Gumbom Ispiši omogućen je ispis oba tipa pregleda (po danima ili sumarno za razdoblje) na pisač, što je već prije prikazano na slici 78.
Osim raznih, prethodno opisanih, analitičkih izvještaja, u program je ugrađena i funkcija koja omogućava brzi pregled općenite statistike o korisnicima ustanove prema starosti i duljini boravka u ustanovi. Pregled statistike korisnika pokreće se iz glavnog izbornika Statistika -> Statistika korisnika. Po pokretanju prikazuje se prozor kao na slici 92.
U gornjem dijelu prozora se definira datum za koji se želi analizirati stanje. Uz to, obzirom da izvještaj uključuje i »top liste« - najstarije, najmlađe, najdulje smještene korisnike i slično, moguće je definirati i parametar koliko korisnika se želi uključiti u te liste.
Rezultati analize se iskazuju u tri grupe - Starost (trenutno smješteni), Useljenje i Starost (svi, i iseljeni). Dodatno, postoji i grupa podataka Općenito (slika 93) koja će sadržavati samo općenite podatke o statusu evidencije (ukupni broj korisnika u bazi, trenutno useljene, broj zahtjeva i slično).
Iz samih naziva grupa otprilike je jasno o čemu se radi - primjerice, prva grupa (Starost - trenutno smješteni) uključuje podatke (slika 92) o prosječnoj starosti trenutno useljenih/smještenih korisnika, podatak o starosti i datumu rođenja najmlađeg i najstarijeg korisnika. Također, ispisat će se (u primjeru na slici 10) lista najmlađih i najstarijih korisnika. Slični podaci generiraju se i u grupi Starost (svi, i iseljeni), ali uz tu razliku da se u analizu uključuju i iseljeni (i umrli) korisnici.
Slika 92: Pomoćna statistika - starost korisnika i informacije o useljenju i duljini boravka
U grupi Useljenje daju se podaci o prosječnom trajanju boravka u ustanovi (za trenutno smještene korisnike, kao i za kompletnu evidenciju), podaci o najduljem i najkraćem boravku, te liste s popisom korisnika koji su najdulje boravili u ustanovi.
Slika 93: Pomoćna statistika - općeniti podaci
Podaci koji se pojavljuju (sve grupe!) se mogu ispisati u obliku preglednog izvještaja, klikom na gumb Ispiši. Pregled izvještaja vidljiv je na slici 94.
Slika 94: Ispis izvještaja s informacijama o pomoćnoj statistici
Sustav je otvoren za nadogradnju pa se u njega mogu ugrađivati nove funkcije koje se pokažu korisnima. Jedna od njih (već ugrađena) je funkcija koja omogućava automatsko obavještavanje djelatnika (npr. u socijalnoj službi) o rođendanima korisnika ustanove, kao i slična kontrolna funkcija vezana uz prijave prebivališta korisnika.
Dvije su osnovne funkcije vezane uz prikaz rođendana korisnika ustanove. Prva omogućava pregled i analizu rođendana (stavka Korisnici -> Rođendani u glavnom izborniku), dok druga prikazuje korisnike čiji su rođendani u sljedećih nekoliko dana (broj dana je moguće proizvoljno podesiti, a funkcija se aktivira stavkom Korisnici -> Provjeri rođendane). Kod pokretanja programa (dakle kod ulaska u DOMEK) vrši se automatska provjera te se prikazuje popis korisnika koji uskoro imaju rođendan – to omogućava djelatniku soc. službe da pripremi iznenađenje i slavlje za korisnika ili sl.
Prozor za pregled podatak o rođendanima je prikazan na slici 95.
Slika 95: Pregled popisa korisnika prema rođendanima
Omogućen je pregled i pretraživanje korisnika (gornji dio prozora), te ograničenje prikaza prema rođendanima (korisnici koji imaju rođendan danas, sutra, u sljedećih X dana, ili u željenom mjesecu). Funkcija automatskog obavještavanja po ulasku u programu uključuje se stavkom Obavijesti? u donjem dijelu prozora. U svakom trenutku je gumbom Podaci moguće doći do svih podataka o označenom korisniku (označavanjem nekog korisnika u popisu dobiju se samo generalije vezane uz rođendan - datum, mjesto rođenja, godina koju navršava i informacija o sobi u kojoj je smješten).
Popis korisnika je moguće sortirati prema datumu rođenja (oznaka datum u listi desno, prvi će biti najstariji korisnik) ili danima do rođendana (oznaka dan u listi, prvi će biti korisnik koji ima prvi rođendan). Gumbom Ispiši popis je moguće ispisati na pisač.
Pomoćni pregled i osnovna kontrola rokova za prijavu prebivališta omogućava soc. radniku da podesi uvjete za prijavu prebivališta (rok za prijavu, od dana smještaja u ustanovu) i podesi koliko dana prije isteka roka želi biti informiran o potrebi prijave za pojedinog korisnika.
Sučelje za prikaz rokova za prijavu prikazuje slika 96, a funkcionalnost se pokreće izborom stavke Korisnici -> Provjeri rok prijave u glavnom izborniku. Ukoliko je kvačicom označeno Obavijesti kod ulaska u program, program će sam odraditi provjeru i signalizirati potrebu prijave (korisnici koji zadovoljavaju kriterij da bi trebalo obaviti prijavu se označe žuto).
Slika 96: Pregled popisa korisnika prema rokovima za prijavu prebivališta
Bitno je naglasiti da se radi samo o rudimentarnoj provjeri datuma smještaja i roka za prijavu prebivališta. Ne prati se (bar ne zasad, možda implementiramo u nekoj budućoj verziji) sam datum prijave prebivališta, pa socijalni radnik ne može biti siguran je li prebivalište prijavljeno ili ne (potrebna je dodatna provjera, sustav nema tu informaciju).
Slika 97: Ispis popisa za prijavu prebivališta na pisač
Popis je moguće ispisati na pisač klikom na gumb Ispiši.
Sustav omogućuje i evidentiranje dokumenata koje korisnici donose sa sobom u ustanovu. Za svakog korisnika moguće je unijeti podatke o dokumentima koje je predao na čuvanje, a dana je i mogućnost pohrane digitalnog zapisa dokumenta (npr. skenirana rješenja i slično). BITNO - dokumenti se ne pohranjuju u bazu podataka već na disk - u postavkama, u grupi Ostalo (slika 98) je potrebno definirati lokaciju na lokalnom disku (na računalu na kojem se izvršava i koristi DOMEK), ali je moguće definiranje i središnje lokacije (npr. server u lokalnoj mreži ustanove - naravno, potrebno je osigurati mogućnost rada sa tom lokacijom i podesiti prava pristupa). Kad se to ispravno definira, svi dokumenti koji se uvode u evidenciju, a dostupni su u digitalnom obliku pohranit će se na te dvije lokacije!
Slika 98: Postavke lokacija pohrane dokumenata
Evidencija dokumenata se pokreće stavkom Korisnici -> Evidencija -> Dokumenti u glavnom izborniku. Po pokretanju evidencije prikazuje se prozor kao na slici 99.
Slika 99: Evidencija dokumenata korisnika
U lijevom dijelu prozora je omogućeno brzo pretraživanje korisnika i dokumenata. Pretaživanje korisnika je moguće prema ključnim riječima, pri čemu je pregled popisa moguće ograničiti na različite grupe korisnika (useljeni, iseljeni, umrli, samo korisnici za koje su uvedeni dokumenti itd.). Pretraživanje dokumenata svodi se na unos teksta koji se potom traži u evidenciji. Ukoliko je traženi dokument nađen kao rezultat se dobije popis korisnika (jednog ili više) za koje se u evidenciji nalaze dokumenti koji zadovoljaju uvjet pretraživanja.
Ukoliko za, u popisu označenog, korisnika postoje dokumenti u evidenciji, u desnom dijelu prozora daje se njihov pregled. Svaki dokument opisan je nazivom i oznakom. Ukoliko je dokument digitaliziran, tj. dostupan na računalu u digitalnom obliku, prikazuje se i oznaka vrste zapisa (npr. Word dokument, grafički dokument, PDF i slično).
Za unos, promjenu i pregled dokumenata koriste se gumbi u desnom dijelu prozora. Gumb Pregledaj se koristi za pregled označenog dokumenta (ukoliko je dokument dostupan u digitalnom obliku). Po pokretanju pregleda dokument se učitava u program koji se na računalu koristi za obradu tog tipa dokumenata. Npr. ukoliko se radi o skeniranim dokumentima, pregled će se obaviti korištenjem programa za pregled i/ili obradu slika.
Digitalizirani dokumenti pohranjuju se na lokaciju koju je moguće podesiti u Opcije. Dakle, svaki dokument koji se dodaje kopira se na tu lokaciju (naravno, ostaje i na originalnoj lokaciji s koje ga dohvaćate), te je dostupan i ostalim korisnicima sustava (ukoliko se aplikacija DOMEKSoc koristi na više mjesta u ustanovi i ukoliko je lokacija svima dostupna - moguće je i »lokalno« podesiti neku mrežnu lokaciju, ali i središnju lokaciju kako je uvodno opisano). To omogućava i dodatnu zaštitu podataka jer u slučaju nehotičnog brisanja dokumenata oni ostaju na lokaciji koju sustav koristi. VAŽNO - DOMEK ne vodi računa o izradi sigurnosnih kopija (backup), to je nešto što trebate sami odraditi unutar ustanove.
Gumb Obriši se koristi za brisanje dokumenta iz evidencije. Prilikom brisanja dokumenta iz evidencije, briše se samo zapis o dokumentu u evidenciji, dok se digitalni oblik dokumenta iz sigurnosnih razloga ne briše.
Dodavanje i promjena dokumenata u evidenciji se obavlja gumbima Dodaj i Prmoijeni. Unos se vrši u prozoru kojeg prikazuje slika 100.
Slika 100: Unos podataka o dokumentu u evidenciji
Prvo polje (naziv) koristi se za unos naziva dokumenta. Unaprijed su predefinirani nazivi nekih standardnih vrsta dokumenata, što može ubrzati unos. Osim naziva unose se oznaka dokumenta, datum i mjesto izdavanja te podatak o pohrani dokumenta (npr. opisno, gdje se u arhivi nalazi dokument). Moguće je unijeti i datum trajnosti dokumenta, te podatak o datoteci u kojoj se nalazi digitalni zapis dokumenta.
Podatak o trajnosti dokumenta može se iskoristiti za automatsko nadgledanje i obavještavanje o potrebi produljenja trajnosti dokumenata za useljene korisnike.
Posebna evidencija osoblja ustanove namijenjena je vođenju evidencije osoblja koje možda sudjeluje u obavljanju određenih poslova i postupaka, a nije ovlašteno pristupati sustavu DOMEK (nije u osnovnoj evidenciji djelatnika, odnosno nema definirano korisničko ime i lozinku). Vođenje te evidencije nije nužno niti potrebno, no u nekim novijim funkcionalnostima automatski se izvuku podaci (ime i prezime) ulogiranog korisnika, odnosno nudi popis osoblja s određenim kompetencijama. U ostalim modulima postoji slično sučelje za definiranje osoblja, prije svega se koristi u evidenciji pomoći u kući, ali i u pojačanoj njezi, odnosno modulu MedPlus.
U modulu Socijala, rad s evidencijom osoblja se aktivira stavkom u izborniku - DOMEK -> Podaci -> Osoblje -> Pregled i promjena - dobije se sučelje kao na slici.
Ne radi se o nikakvoj posebno detaljnoj evidenciji - jednostavno se za osoblje unosi ime, prezime i status (radno mjesto, djelatnost). Kao djelatni status odnosno kompetencije nude se socijalni radnik, radni terapeut, ravnatelj, stručni suradnik, psiholog i pomoćni radnici - dostavljač, gerontodomaćica i radnik. Za osoblje koje ima pravo pristupa programu (dodijeljeno korisničko ime i lozinku za modul Socijala ili neke druge module), potrebno je povezati unesene podatke - koristi se desna tipka miša iznad željene osobe i bira stavka Poveži sa korisiničkim imenom. Nakon toga program nudi popis korisničkih imena i dozvola za korištenje sustava, pa se bira ono koje je vezano uz osoblje.
Ako se podaci povežu s korisničkim imenom, na mjestima gdje je potrebno u neke obrasce unositi inicijale ili ime i prezime djelatnika, podaci će se povući iz ove pomoćne evidencije.
Gumbima ispod popisa manipulira se popisom - moguće je dodati novo osoblje (gumb Novi), promijeniti podatke o označenom (gumb Promijeni) ili obrisati podatke iz evidencije. Sučelje za unos novih ili promjenu postojećih podataka prikazuje slika desno.
U odjeljku 2.2.7 je opisana mogućnost sustava za generiranje bodovne liste čekanja na smještaj. Iako liste čekanja u pravilu rade prema datumima predavanja zahtjeva, mogućnost bodovanja postoji, što se u pravilu regulira interno u ustanovi. Da bi se zahtjeve moglo bodovati, potrebno je definirati neke uvjete bodovanja. Za to se koristi stavka izbornika DOMEK -> Podaci -> Bodovanje.
Izgled prozora koji će se otvoriti prikazuje slika 101 - radi se o pregledu s tri grupe - Kategorije, Bodovanje i Važeće bodovanje. Standarno, popisi su prazni i na socijalnom radniku je da, prema statutu ili nekom drugom internom dokumentu kojim se opisuje bodovanje, definira kategorije i bodovne stavke. Primjer na slici je baziran na konceptu koje koriste jedni naši korisnici - dom u Umagu - za inicijalno popunjavanje kategorijama i bodovnim stavkama kakve su oni koristili, na praznom području uz gumbe Novo i Obriši desnom tipkom pokrenite stavku Incijalno popunjavanje.
Slika 101: Definiranje kategorija bodovanja zahtjeva za smještaj i boravak
Nove kategorije se dodaju gumbom Novi, postojeće mijenjaju dvoklikom miša nad kategorijom u popisu. Pojam kategorije se zapravo odnosi na definiranje tipa bodovanja, a osim rednog broja i opisa uz stavku se definira neka referenca/pravilo (npr. članak statusa) te tip usluge - smještaj ili boravak (slika 103 lijevo).
U grupi Bodovanje definiraju se konkretni oblici bodovanja, prema prethodno definiranim kategorijama. Sučelje s popisom unesenih stavki vidljivo je na slici 102. Same stavke se dodaju gumbom Novi, moguće je brisanje gumbom Obriši, a promjena postojeće stavke se pokreće dvoklikom miša na stavku u popisu. Podaci koji se unose uz konkretno bodovanje vidljivi su na slici 103 desno - bira se kategorija, prenosi pravilo (članak) vezan uz kategoriju, dodaje proizvoljni opis, broj bodova i datum od kad vrijedi definirano bodovanje. Također je moguće definirati i istek konkretnog bodovanja (polje Vrijedi do - da bi se aktivirala mogućnost unosa, dvaput klinuti mišem na sam natpis Vrijedi do!). Definiranjem datuma važenja pojedinog bodovanja omogućeno je da se u evidenciji vode i stara i nova bodovanja, ako se ikad ukaže potreba za promjenama (stoga je preporuka ne brisati istekle stavke već im definirati datum do kad su vrijedile). Popis aktualnih, važećih bodovanja dan je u popisu u grupi Važeće bodovanje!
Slika 102: Definiranje bodovanja
Slika 103: Unos detalja o kategoriji, unos detalja o bodovanju
Vezano uz bodovanje zahtjeva za smještaj (slično vrijedi i za boravak), kako bi se formirala lista čekanja opisana u odjeljku 2.2.7, nužno je da se zahtjevi boduju.
Slika 104: Bodovanje zahtjeva za smještaj
Postupak je jednostavan - u popisu zaprimljenih zahtjeva desnom tipkom miša se kroz padajući izbornik odabere stavka Bodovanje (slika 104) ili pritisne kombinacija tipki CTRL+B. Otvara se prozor kao na slici 105, u kojem se za odabrani zahtjev provodi bodovanje - moguće je unijeti datum bodovanja, odabrati kategoriju i ponuđene bodovne kriterije, te dodati proizvoljnu napomenu. Trenutni broj bodova se prikazuje većim brojkama u središnjem dijelu ekrana.
Slika 105: Definiranja bodova uz konkretan zahtjev za smještaj
Bitno je naglasiti da je datum bodovanja važan element unosa - kada se analiza bodovna lista čekanja, bodovi se dodijele s datumom bodovanja, pa o tome treba voditi računa!
Modul DOMEK Socijala omogućava izradu različitih izvještaja i evidencijskih dokumenata. Naravno, sve izvještaje je moguće ispisati na pisač. Osim direktno na pisač, često se izvještaje pohranjuje u PDF formatu - to je moguće izvesti korištenjem i instaliranjem (u Windowsima) specijaliziranih PDF pogonskih alata koji instaliraju tzv. PDF pisače, pa se zapravo generiranje dokumenta svodi na ispis na »PDF pisač«. Uobičajeni primjeri PDF pisača su prikazani na slici 106 - Microsoft Print to PDF, Foxit Reader PDF, s tim postoje mnogi drugi, npr. PrimoPDF itd.
Slika 106: Instalirani PDF pisači u Windows 10 operacijskom sustavu
Sustav omogućava izradu velikog broja izvještaja, u nastavku su samo tematski nabrojani najbitniji, a u kasnijim odjeljcima su dani primjeri i reference na prethodne opise iz uputa, kako bi se razjasnilo iz kojih elemenata sučelja se pokreće generiranje tih izvještaja. Neki od standardnih izvještaja:
evidencija podnesenih zahtjeva
o izvještaj o podnesenim zahtjevima za smještaj - uspravno i položeno
o lista čekanja
o pregled i analiza čekanja na useljenje
o lista čekanja s bodovanjem, skupna ili odvojeno sufinanciranje
o osnovna statistika zahtjeva - izvještaj i vizual
popis korisnika
o jednostavan popis, A4 uspravno
o detaljniji popis, A4 položeno
matična knjiga
o A4 ispis položeno
o A3 ispis položeno
pomoćna matična knjiga - A4 uspravno
osobni list korisnika
o pojedinačno po korisniku
o višestruki - ispis osobnih listova za odabranu grupu korisnika
mjesečni pregled i analiza odsutnosti korisnika
mjesečno izvješće socijalne službe
statistički izvještaji prema definiranim kriterijima, statistički list
izvješće o smještajnim kapacitetima
izvješće o smještaju korisnika po sobama
Za svakog pojedinog korisnika moguća je izrada sljedećih obrazaca i izvještaja:
osobni list korisnika, socijalnu anamnezu, ispis podataka za mrtvozornika, kategorizacijski obrazac, obrazac za zdravstvenu službu (stariji i vizualno i sadržajno dopunjen, od 2023.)
izvještaj o radno-okupacijskim aktivnostima korisnika
izvještaj o odsutnosti korisnika
odluka o rješenju zahtjeva za smještaj
U nastavku je dan pregled većeg dijela navedenih izvještaja, dok su u prethodnim tekstovima i uputama za korištenje sporadično uključivani i pojedini, »manje bitni« ispisi. Izvještaji koji se ovdje izdvajaju su karakteristični za socijalnu službu i vezane uz korisnike socijalnih usluga, dok su razni pomoćni i analitički izvještaji spominjani i prikazivani već i ranije.
Većina izvještaja uključivati će nekoliko stranica za ispis, pa se ponekad može javiti potreba za djelomičnim ispisom, odnosno ispisom pojedinih stranica izvještaja. Prozor za pregled i ispis izvještaja je uvijek identičan. U lijevom dijelu se nalazi stranični pregled (Thumbnails), u središnjem dijelu prikaz određene stranice, a u gornjem dijelu prozora upravljačka traka sa gumbićima prikazana na slici.
Iako najčešće neće biti potrebni, u nastavku opisujemo funkcionalnosti prvih 11 gumbića:
Prva tri gumbića omogućavaju različite načine prikaza aktualne stranice - cijelu stranicu, stranicu rastegnutu po širini prozora za prikaz i stranicu u 100% veličini (otprilike dimenzije kakve bi trebale biti na papiru). Četvrti gumbić omogućava proizvoljno postotno povećanje ili smanjenje prikaza.
Sljedeća četiri gumbića, različiti oblici strelica, omogućavaju pomicanje po stranicama izvještaja - prva strelica prikazuje prvu stranicu, druga prethodnu, treća sljedeću, a četvrta posljednju stranicu izvješataja.
Preostala tri gumbića služe, redom, za numerički izbor stranice (redni broj stranice), za tekstualno pretraživanje izvještaja i za sakrivanje umanjenog prikaza stranica slijeva.
Za ispis na pisač ili pohranu izvještaja bitni su gumbići:
Slika 107: Podešavanje postavki ispisa na pisač
Preporuka za izradu PDF dokumenata je ispis na »PDF pisač«, kako je već uvodno u ovom odjeljku opisano! Dodatno, izvješća je moguće pohraniti u PDF formatu, korištenjem gumbića za snimanje i izborom PDF formata, no vizualno taj prikaz obično bude nešto lošiji od ispisa na PDF pisač. Ipak, i taj pristup ima neke svoje prednosti - osigurava da su ispisani podaci vidljivi i pretraživi kao tekst. Većina korisnika će taj dio funkcionalnosti ignorirati, a u slučaju nekih problema kontaktirati autora sustava.
Standardne verzije modula Socijala svode izradu zaglavlja svih izvještaja na ispis tri (3) retka proizvoljnog teksta (moguće podesiti u postavkama sustava, opisano u odjeljku 2.1.2). Naprednije izvedbe (Prihvatilišta i Socijala 2023) omogućavaju i definiranje dva (2) slikovna zapisa, logotipa, te je u nekim od izvještaja (ne svim, bar ne zasad!) moguće na vrhu izvještaja, osim tekstualnog zaglavlja ispisati i jedan ili dva logotipa - prema postavkama (slika 108) omogućeno je definiranje logotipa koji će biti pozicioniran lijevo i logotipa koji će bit pozicioniran desno.
Slika 108: Podešavanje postavki ispis - tekstualno zaglavlje i logotipi
Za aktivaciju ispisa logotipa treba označiti kvačice uz lijevi i/ili desni logotip. Izbor slikovnog zapisa koji će predstavljati logotip pokreće se dvoklikom miša na natpis »logotip lijevo« odnosno »logotip desno«. Preporuka je korištenje BMP ili JPG slikovnih zapisa, a vezano uz same dimenzije i ispis, očekivana maksimalna visina logotipa je 2 centimetra. Preporuka je malo se poigrati s postavkama i samim slikovnim zapisima i u izvještajima koji podržavaju logotipe provjeriti dimenzije dok se ne postigne zadovoljavajući izgled izvještaja. Neke smjernice bi bile izbjeći preširoke logotipe i, ako se koriste i lijevi i desni, postići neku vizualnu ravnotežu, obzirom da je tekst centriran.
U odjeljku 2.2.2 je opisan način rada s popisom predanih zahtjeva - pretraživanje, filtriranje, obrada zahtjeva i sve ostale funkcionalnosti. Iz tog dijela sučelja, omogućen je ispis izvještaja o podnesenim zahtjevima (uspravni i položeni A4), a omogućen je i brz pristup do lista čekanja - standardne datumske i naprednije, bodovne - te liste je također moguće ispisati na pisač. Uz liste čekanja (odjeljak 2.2.6) program omogućava i određenu analizu podataka, pri čemu je i tablične prikaze analize moguće ispisati u obliku izvještaja.
Slika 109: Izvještaj o podnesenim zahtjevima
Slika 110: Standardna lista čekanja - izvještaj
Slika 111: Ispis analitičkog izvještaja o čekanju na useljenje
U ustanovama koje koriste liste čekanja s bodovanjem (ali se funkcionalnost može iskoristiti i u slučaju kad nema bodovanja - ako svi zahtjevi imaju iste bodove, 0 bodova, kriterij je datumski, odnosno najdulje čekanje) dodano je moguće odraditi i grupiranje ovisno o sufinanciranju, pa izvještaj uključuje i tu podjelu te je nešto detaljniji, a ispisuje se A4 položeno (slika X).
Slika 112: Ispis liste čekanja prema bodovima, uz podjelu ovisno o sufinanciranju
Od srpnja 2023., svi ovi ispisi uključuju mogućnost ispisa logotipa u zaglavlju. Primjer zaglavlja je dan na slikama u nastavku.
Slika 113: Izvještaji s ispisanim logotipima
I osnovna statistika obrade zahtjeva je dostupna u obliku izvještaja (pregled statistike je opisan u odjeljku 2.2.5). Vizual izvještaja, s aktivna dva logotipa u zaglavlju je dan u nastavku (u samom tekstu odjeljka dan je vizual bez logotipa).
Slika 114: Ispis statistike zahtjeva, dva logotipa u zaglavlju
Standardni popis korisnika je središnji evidencijski dio sustava - popis je moguće filtrirati na različite načine, pretraživati i utjecati na niz kriterija prikaza. Svaki dobiveni popis je moguće ispisati u obliku izvještaja. Dva su osnovna načina ispisa - jednostavni ispis popisa, A4 uspravno, te detaljniji popis, A4 položeno.
Slika 115: Ispis jednostavnog popisa korisnika, A4 uspravno
Slika 116: Ispis detaljnijeg popisa korisnika, A4 položeno
Od srpnja 2023. izvještaji vezani uz popis korisnika uključuju logotipe u zaglavlju, ukoliko je to u postavkama aktivirano!
Obzirom da je matična knjiga uobičajeni obrazac, u tom ispisu nije omogućen ispis logotipa. No, matičnu knjigu je moguće ispisati, osim kao A4 položeni obrazac, i kao A3 obrazac - to je korisno prije svega korisnicima s pisačima koji mogu ispisivati A3 papire, no može biti korisno i za digitalnu arhivu ako se pohranjuje kao PDF.
Slika 117: Matična knjiga - A3 ispis, položeno
Svaki korisnik ustanove ima svoj osobni list. Pregled podataka o korisniku, među ostalim i osobnog lista, opisan je u odjeljku 2.3.2. Ispis i pregled osobnog lista je prikazan na slici 118. Omogućen je pregled sve četiri stranice A4 formata, kako bi se unaprijed vidjelo kako će osobni list izgledati. Posljednja stranica uključuje zapažanja o korisniku koja se s vremenom mogu dopunjavati, pa će nekad biti potrebno ispisati samo posljednju stranicu osobnog lista (postupak podešavanja ispisa opisan je u spomenutom odjeljku).
Slika 118: Pregled osobnog lista korisnika
Izvještaj o evidenciji odsutnosti korisnika moguće je pokrenuti iz prozora za pregled informacija o korisniku opisanog u odjeljku 2.3.2 (slika 25), izborom Odsutnost korisnika u popisu uz gumbić Prikaz i ispis u dnu prozora. Pregled primjera izvještaja je prikazan na slici 119.
Slika 119: Pregled i ispis izvještaja o evidenciji odsutnosti korisnika
Vezano uz odsutnosti korisnika, omogućena je i izrada skupnih izvještaja o mjesečnoj odsutnosti ili odsutnosti u proizvoljnom razdoblju - pregled odsutnosti korisnika prema mjesecima opisan je u odjeljku 2.6.1. Pregled i ispis mjesečne odsutnosti prikazan je na primjeru za evidenciju unutar dva mjeseca, na slici 120. Alternativno, omogućen je pregled i ispis izvještaja za proizvoljno datumsko razdoblje.
Slika 120: Mjesečna odsutnost korisnika
Izvještaj o evidenciji odsutnosti korisnika moguće je pokrenuti iz prozora za pregled korisnika (slika 18), izborom Zdravstvena služba u listi izvještaja i evidencija, te klikom na gumb Prikaz i ispis. Prozor sa obrascem spremnim za ispis je prikazan na slici 121 Najnoviji obrazac je vizualno nešto drugačiji, podržava logotipe te uključuje i podatke o obiteljskom i konzilijarnom liječniku. Stariji obrazac (do 2023., postoji i dalje kao izbor za ispis) prikazuje slika 122.
Slika 121: Obrazac s podacima za zdravstvenu zaštitu - noviji
Slika 122: Izvještaj za zdravstvenu službu, stariji (do 2023.)
Jedan od obrazaca koji je inicijalno sadržan u modulu za pojačanu njegu, MedPlus, dostupan je i iz modula Socijala. Osim rada s obrascem i evidencijom kategorizacije (odjeljak 2.3.10), svaki kategorizacijski postupnik je moguće ispisati. Izgled obrasca i izvještaja je dan na slici.
Slika 123: Obrazac za ispis - kategorizacijsk postupnik
Različite izvještaje o evidenciji radno-okupacijskih aktivnosti korisnika moguće je pokrenuti iz prozora za pregled evidencije radno-okupacijskih aktivnosti, kako je opisao u odjeljku 2.5.3. Nekoliko primjera različitih izvještaja je dano na slikama u nastavku.
Slika 124: Analitički izvještaj o radno okupacijskim aktivnostima - pojedinačne aktivnosti
Slika 125: Analiza prema aktivnostima, po danima - izvještaj
Slika 126: Izvještaj o ukupno provođenim aktivnostima po korisnicima, za razdoblje
Naravno, za svakog pojedinog korisnika moguće je ispisati detaljni pregled aktivnosti za željeno razdoblje, kao i standardni izvještaj prikazan na slici (izvještaj zapravo sadrži zapise socijalnog radnika ili radnog terapeuta, a njemu se u praksi obično priloži i detaljni ispis provedenih aktivnosti za tog korisnika).
Slika 127: Lista praćenja aktivnosti - izvještaj
Slika 128: Izvještaj s detaljnim pregledom aktivnosti korisnika
Kao pomoćna evidencija, u DOMEK Socijala je ugrađena mogućnost vođenja evidencije volontera koji sudjeluju u volonterskom radu unutar ustanove. Evidencija je izvedena u skladu sa propisanim pravilnicima, te se za proizvoljno razdoblje mogu generirati standardizirani obrasci - Obrazac izvješća organizatora volontiranja o obavljenim uslugama ili aktivnostima organizatora volontiranja.
Evidencija volontera je opcionalni dio modula, moguće ju je dodatno dokupiti - ukoliko licenca podržava evidenciju, u glavnom izborniku vidljiv je izbornik Volonteri sa stavkama Popis (ili prečica F10 na tipkovnici) i Novi (CTRL+F10 prečica).
Osobe koji prvi puta volontiraju u ustanovi unose se u sustav izborničkom stavkom Novi (CTRL+F10). Sučelje za unos prikazuje slika - unose se generalije o volonteru, uključujući državljanstvo, kao i datum prvog volontiranja. Po potrebi se u određenim situacijama volonter može označiti kao neaktivan...
Nakon što se volonter uveden u sustav može se pratiti njegov rad.
Osnovno sučelje za rad s evidencijom volontera pokreće se izborničkom stavkom Volonteri - Popis. Prozor sadrži nekoliko grupa - pretraživi i filtrirani popis volontera, pregled evidentiranih aktivnosti i grupu za analizu i generiranje prije spomenutog izvješća i adekvatnog obrasca.
U gornjem dijelu prozora nalaze se elementi za manipulaciju popisom, te gumbi za brzo dodavanje novog volontera ili evidentiranje novih aktivnosti pojedinih volontera (gumb Aktivnost). Sučelje za unos aktivnosti prikazuje slika u nastavku teksta.
Kao što je vidljivo na slici definiraju se podaci o datumu, početku i završetku aktivnosti, informacija o trošku (ako postoji) i vrsti aktivnosti. Podržane su sljedeće vrste aktivnosti, uz predefinirane opise aktivnosti:
Osim predefiniranih opisa aktivnosti, omogućen je i proizvoljan unos po svaku vrstu - bira se »ostalo« kao opis, te se aktivira polje za samostalni unos opisa aktivnosti.
U istom prozoru, u grupi Evidentirane aktivnosti, omogućen je pregled aktivnosti, uz filtriranje po volonterima ili definiranje proizvoljnog vremenskog razdoblja.
U grupi Izvješće moguće je, za željeno razdoblje, provesti analizu i generirati parametre koje sadržava propisano izvješće - primjer ispisa dan je u uvodnom dijelu ovog odjeljka.
Od svibnja 2015., modul DOMEK Socijala je nadograđen funkcijama vezanim uz mogućnost vođenja evidencije korisnika usluge pomoći u kući. Dvije su funkcionalne inačice modula - standardni modul DOMEK Socijala s dodatnim funkcijama, te specijalizirani modul DOMEK Socijala - Pomoć u kući, koji uključuje isključivo funkcionalnosti vezane uz evidencije oko usluge pomoći u kući.
Sučelje nije značajno izmijenjeno, pa je postojećim korisnicima prelazak na novu verziju vrlo jednostavan - ipak, koncept rada se razlikuje od vođenja evidencije socijalne službe za korisnike smještaja ili boravka, pa je preporuka dobro pročitati upute o ovom poglavlju!
Postojećim korisnicima modul DOMEK Socijala s funkcijama vezanim uz evidencije usluge pomoći u kući dostupan je kao nadogradnja, prema posebnim uvjetima.
Kao i kod ostalih evidencija, i evidencija usluga pomoći u kući svodi se na dva osnovna dijela - evidenciju zaprimljenih zahtjeva i evidenciju korisnika usluge. Preko tih evidencija realiziraju se sve funkcionalnosti propisane važećim i predloženim Pravilnikom. Osim same evidencije korisnika usluge, omogućeno je i praćenje realizacije usluga po korisnicima i, naravno, na razini ustanove. Svi uneseni podaci kasnije se koriste prilikom popunjavanja statističkih i drugih obrazaca traženih od nadležnih tijela. U standardom modulu DOMEK Socijala, funkcije su dostupne preko izbornika Zahtjevi i Korisnici, kao što prikazuje slika... U modulu namijenjenom isključivo vođenju spomenutih evidencija, funkcije su dostupne i direktno preko gumba u glavnom prozoru.
Slika 4.1 - sučelje modula DOMEK Socijala s uključenim funkcijama evidencije usluge pomoći u kući
U modulu koji je namijenjen isključivo djelatnicima koji se bave uslugama pomoći u kući, sučelje glavnog prozora je dodatno pojednostavljeno i sadrži samo gumbe i izborničke stavke vezane uz taj tip usluga (slika).
Slika 4.2 - sučelje modula DOMEK Socijala - Pomoć u kući
Izbornikom Zahtjevi - Pomoć u kući moguće je pokrenuti unos novog zahtjeva (Novi zahtjev) ili pregledati zahtjeve u evidenciji (Pregled zahtjeva).
Sučelje za unos osnovnih podataka zahtjeva prikazuje slika 4.3. - u gornjem dijelu prozora nalaze se polja s imenom i prezimenom, datumom, oznakom i rednim brojem zahtjeva, dok donji dio prozora omogućava unos usluga. Kod novih zahtjeva moguć je unos dvije grupe podataka - Osnovni podaci i Dodatni podaci. Kod obrade postojećih zahtjeva sučelje se dodatno proširuje grupom Obrada zahtjeva.
Slika 4.3 - Pomoć u kući - novi zahtjev - osnovni podaci
Pod Osnovni podaci unose se standardni podaci o korisniku - podaci o datumu rođenja, adresi, tipu kućanstva u kojem živi.
Slika 4.4 - Pomoć u kući - novi zahtjev - dodatni podaci
Pod Dodatni podaci unosi se pravni temelj, informacija o plaćanju, bračnom stanju, mobiliteti (funkcionalna očuvanost), nadležnom Centru, roditeljima i željenom datumu početka korištenja usluge. Nije obavezan unos svih podataka (obvezan je unos imena i prezimena te OIB-a podnositelja zahtjeva).
Donji dio prozora omogućava izbor usluga za koje se predaje zahtjev - za predaju zahtjeva nužno je definirati bar jednu uslugu. Sučelje za definiranje usluga je jednostavno - u gornjem dijelu (Izbor usluga) bira se usluga - kad se usluga odabere pojavljuje se u donjem popisu (Tražene usluge) - prikaz je realiziran prema grupama usluga.
Brisanje usluge koje je pogrešno unesena je moguće dvoklikom miša na redak u popisu traženih usluga.
Slika 4.5 - Pomoć u kući - zahtjev - sučelje za definiranje traženih usluga
Identično sučelje za rad s uslugama, uz dodatnu mogućnost manipulacije i definiranje intenziteta usluga koristi se kod definiranja podataka o korisnicima usluga, kao i prilikom unosa podataka o Ugovorima ili Rješenjima koji reguliraju korištenje usluge.
Nakon unosa osnovnih podataka, gumbom Dodaj provjeravaju se uneseni podaci i, ukoliko je sve u redu, posprema zahtjev u evidenciju. Zaprimljeni zahtjev potrebno je obraditi u nekom trenutku - ukoliko se zahtjevi unose paralelno s obradom, nakon unosa novog zahtjeva program će ponuditi mogućnost obrade odmah po zaprimanju zahtjeva - prikazuje se upit kao na slici 4.6.
Slika 4.6 - upit o obradi zahtjeva po unosu u evidenciju
Obrada zahtjeva moguća je i naknadno, iz popisa zahtjeva za korištenje usluge.
Slika 4.7 - prošireno sučelje za obradu zahtjeva
Obradom zahtjeva otvara se prošireno sučelje zahtjeva, kao što prikazuje slika 4.7. Uz obradu zahtjeva unose se datum sazivanja i odluke, datum potpisivanja ugovora, datum početka korištenja usluge, detalji oko pravnog temelja i plaćanja...
Standardno, polja za unos datuma mogu biti »isključena« - to znači da datum nije definiran. Želite li aktivirati određeno polje za unos, dovoljno je dvoklikom miša kliknuti na tekst/naziv polja (u pravilu lijevo od polja za unos). Ukoliko određeni podatak nije dostupan ili se ne definira, preporuka je to polje postaviti isključenim - na isti način kao i uključivanje, i isključivanje se provodi dvoklikom na tekst naziva polja...
U slučaju pozitivne odluke o zahtjevu, program podatke o korisniku automatski prebacuje u upisnik korisnika, a daljnja obrada i pregled popisa korisnika je omogućena kroz adekvatne stavke glavnog izbornika (opisano u odjeljku 4.3.).
Sučelje za pregled, pretraživanje i filtriranje zahtjeva pokreće se izborom stavke Pregled zahtjeva u glavnom prozoru. Izgled sučelja prikazuje slika 4.8.
Slika 4.8 - pregled i pretraživanje zahtjeva
Tablični prikaz sadrži osnovne podatke o zahtjevima, te se različitim bojama signalizira status zahtjeva - da li je zahtjev obrađen ili ne + da li je riješen pozitivno ili ne. Kod pozitivno riješenih zahtjeva u stupcu Datum početka navodi se i datum početka korištenja usluge (kod neriješenih zahtjeva u tom polju se, umanjeno, ispisuje željeni datum početka korištenja).
U gornjem dijelu prozora omogućena je manipulacija popisom - filtriranje i sortiranje prema različitim uvjetima, kao i pretraga prema osnovnim poljima. Gumbom Ispiši omogućen je ispis popisa zahtjeva na pisač - sučelje za pregled izvješća prije ispis prikazuje slika 4.9.
Zahtjev je moguće pregledati i obraditi dvoklikom miša na željeni zahtjev u popisu.
Slika 4.9 - ispis popisa zahtjeva
Izborom stavke Korisnici u glavnom prozoru otvara se sučelje za pregled korisnika u evidenciji - automatizmom u popis ulaze korisnici za koje su zaprimljeni zahtjevi pozitivno obrađeni - prilikom prijenosa osnovni podaci sa zahtjeva se kopiraju, dok je druge podatke potrebno naknadno unijeti (unos nije obavezan, ali osigurava vođenje adekvatnog osobnog kartona korisnika, sukladno važećim Pravilnicima).
Slika 4.10 - pregled korisnika usluge pomoći u kući
Dvoklikom miša na željenog korisnika otvara se prozor s podacima o korisniku usluge - taj prozor je zapravo središnji element evidencije - osim pregleda i promjene podataka o korisniku omogućava definiranje Ugovora i Rješenja temeljem kojih se usluge koriste, kao i unos detaljne realizacija usluga za korisnika - to su podaci koji se pohranjuju u karton korisnika i osiguravaju dovoljno informacija za naknadne analize.
U donjem dijelu prozora nalazi se gumb Ispiši - tim gumbom pokreće se funkcija ispisa upisnika korisnika. Izgled sučelja za ispis izvještaja prikazuje slika 4.11.
Slika 4.11 - ispis upisnika korisnika - pregled izvješća prije ispisa
Prozor za unos i obradu podataka o korisniku prikazuje slika 4.12. (Otvara se dvoklikom miša nad željenim korisnikom u popisu.) Promjena podataka evidentira se gumbom Snimi, dok gumb Ispiši omogućava ispis osobnog kartona korisnika na pisač.
Slika 4.12 - podaci o korisniku usluge - osnovni podaci
Vrlo bitan dio podataka o korisniku definira se u grupi Osnova pružanja usluge. U gornjem dijelu tog bloka podataka nalaze se informacije o zahtjevu temeljem kojeg je korisnik primljen u sustav - moguć je direktni skok na pregled zahtjeva - dovoljno je mišem kliknuti na oznaku zahtjeva u gornjem desnom dijelu prozora.
Slika 4.13 - podaci o korisniku usluge - osnovne pružanja usluge
Podaci koji se definiraju odnose se na pravni temelj za pružanje usluge te na informacije o plaćaju (način plaćanja + proizvoljni opis + unos podataka o srodstvu s osobama koje (ako) plaćaju). To su podaci koji se prihvaćaju kao »standardni«, vezano uz korisnika.
Kako je kasnije opisano (4.3.2), za svakog korisnika je omogućen unos proizvoljnog broja Ugovora i Rješenja - uz svaki Ugovor i/ili Rješenje unose se i ti podaci (temelj, plaćanje, detalji o uslugama uz koje je vezan Ugovor ili Rješenje). Međutim, podaci uneseni u sam prozor s podacima o korisniku smatraju se »glavnim« i kao prvi se ispisuju na osobnom kartonu korisnika.
Vrlo bitan podatak je intenzitet korištenja usluga - u donjem dijelu grupe Osnova pružanja usluge omogućen je, slično kao i kod predaje zahtjeva, izbor usluga koje se pružaju korisniku. Osim izbora usluga, u popisu Usluge i intenzitet, uočljiva je i informacija o intenzitetu usluge - pri dodavanju usluge u popis (usluga se odabere u Izbor usluge i automatski prelazi u donji popis) postavlja se neka uobičajena vrijednost, ali je to u potpunosti moguće prilagoditi ugovorenom statusu - dovoljno je iznad popisa usluga desnom tipkom miša otvoriti padajući izbornik i u njemu odabrati neku od ponuđenih opcija - promjena broja (+/-, npr. povećanje intenziteta s 1x mjesečno na 2x mjesečno i slično), te promjena razdoblja (omogućeno je definiranje dnevno, tjedno, mjesečno i godišnje).
Uz svakog korisnika moguće je vezati neograničeni broj Ugovora ili Rješenja. Podaci o aktualnim ugovorima vidljivu su u popisu u bloku Ugovori i rješenja korisničkog prozora (slika 4.14.). Gumbom Novi, desno iznad popisa, omogućen je unos novog ugovora, dok se gumbom Obradi (ili dvoklikom miša nad željenim ugovorom u popisu) otvaraju detalji ugovora i omogućava promjena. Desnom tipkom miša otvara se padajući izbornik koji nudi funkciju brisanja ugovora iz evidencije (ili CTRL+DEL kombinacija na tipkovnici).
Slika 4.14 - Ugovori i Rješenja vezani uz korisnika
Sučelje za unos ili promjenu ugovora prikazuju slika 4.15. i 4.16. U prvom bloku unosi se pravni temelj, datumi, plaćanje i eventualni završetak pružanja usluge (datum i razlog).
Slika 4.15 - Ugovori i Rješenja - osnovni podaci
Slika 4.16 - Ugovori i Rješenja - definiranje usluge i intenziteta
U bloku Usluge i napomene, slično kao što je opisano i kod unosa osnovnih podataka o korisnicima, omogućeno je definiranje usluga koje se koriste temeljem predmetnog Ugovora/Rješenja. Za svaku uslugu moguće je definirati i intenzitet/učestalost korištenja (na slici 4.16. vidljiv je padajući izbornik, spomenut već u odjeljku 4.3.1., kod opisa unosa usluga za korisnnika). Padajući izbornik, uobičajeno, se aktivira desnom tipkom miša iznad popisa usluga...
Za svakog korisnika je omogućen ispis osobne kartice (osobnog kartona, osobnog lista) - taj obrazac sadrži osnovne podatke o korisniku i informacije o Rješenjima/Ugovorima vezanim uz korisnika. Ispis se pokreće gumbom Ispiši u prozoru korisnika.
Postoje dvije varijante ispisa: »skraćena« osobna kartica koja sadrži samo standardne podatke (direktno preuzete iz prozora korisnika) - osnovne podatke i aktualni ugovor i usluge (uneseno direktno u prozoru korisnika, kao što je prikazano na slici 4.13.) , te proširena osobna kartica koja će nakon aktualnog ugovora ispisati i detalje svih ugovora vezanih uz korisnika (popis koji prikazuje slika 4.14.).
Program će po pokretanju ispisa (gumb Ispiši), ukoliko utvrdi da u popisu ugovora postoje određene stavke, postaviti pitanje da li se želi ispis koji će uključiti sve ugovore ili samo osnovni ispis (slika 4.17).
Slika 4.17 - ispis osobnog kartona korisnika - opcija ispisa svih Ugovora
Sučelje preglednika izvješća/obrasca osobnog kartona prikazuju slike 4.18. i 4.19. Na 4.18. prikazan je izgled osnovnog, sažetog, obrasca (samo osnovni podaci i aktualni ugovor i usluge), dok 4.19. prikazuje izgled obrasca na kojem nakon aktualnog ugovora slijede podaci o preostalim evidentiranim Ugovorima i/ili Rješenjima.
Slika 4.18 - ispis osobnog kartona korisnika - sažeti obrazac, samo aktualni Ugovor i usluge
Slika 4.19 - ispis osobnog kartona korisnika - obrazac uključuje sve Ugovore u evidenciji
Za svakog korisnika je omogućeno praćenje realizacija usluga (to je bitna stavka, iako je mukotrpna za unos, jer osigurava mogućnost analize i sumacije u situacijama kad je potrebno popuniti određene statističke i druge obrasce koje zahtijevaju nadležna tijela) - pregled unesenih podataka moguć je u prozoru za korisnike, u bloku Realizacija (prikazano na slici 4.20.). Slično kao i kod unosa Ugovora, gumbima Novi i Obradi pokreće se unos nove realizacije odnosno modifikacije evidentiranih stavki (označena u popisu). Pregled i promjena je omogućena i dvoklikom miša na željenu stavku, a padajućim izbornikom (desna tipka miša) moguće je obrisati/ukloniti evidentiranu realizaciju iz evidencije.
Slika 4.20 - pregled evidencije realiziranih usluga za korisnika
Gumbom Ispiši na dnu prozora (taj isti gumb će u ostalim blokovima pokrenuti ispis osobne kartice korisnika) omogućen je ispis evidentiranih realizacija - izgled obrasca i sučelje preglednika dano je na slici 4.21.
Slika 4.20 - ispis evidencije realiziranih usluga
Slika 4.22 - unos realizacije usluge + izbor osoblja koje je obavilo uslugu
Samo sučelje za unos realizacije prikazuje slika 4.22. - bira se usluga koja je realizirana, unosi datum i vrijeme (slično kao i kod datuma, polje Vrijeme može biti isključeno - isključimo ga kad ne želimo definirati vrijeme realizacije - uključivanje i isključivanje polja provodi se dvoklikom miša na naziv polja, lijevo od samog polja za unos!).
Pravni temelj (bitan podatak kod realizacije, obzirom da se koristi kod popunjavanja statističkih listova) se može proizvoljno definirati, ali se inicijalno popuni prema najaktualnijim unosima (ukoliko u osnovne podatke o korisniku i/ili evidenciju Ugovora unesemo odabranu uslugu, program inteligentno ponudi kao pravni temelj onaj koji je unesen uz uslugu!). Naravno, ukoliko dolazi do čestih promjena uvjeta ili pak se unosi ne vrše slijedno, preporuka je prekontrolirati da li je pravni temelj korektno odabran...
Moguće je unijeti i trajanje obavljanja usluge, napomene po želji, te odabrati osoblje ustanove koje je obavilo samo uslugu! Osoblje koje obavlja usluge su u pravilu pomoćni djelatnici - dostavljači, gerontodomaćice... Osoblje je moguće definirati u glavnom prozoru, preko izbornika Podaci - Osoblje, što je ukratko opisano u nastavku.
Kao što važeći Pravilnik traži, uz evidenciju usluga pomoći u kući, Ustanova je dužna voditi obrazac opisa aktivnosti za korisnike usluga pomoći u kući (članak 74.). U principu, radi se o jednostavnoj evidenciji kojom se uz korisnika, po datumima, vežu opisi provođenih aktivnosti. Sam obrazac, u pisanoj formi, sadrži podatak o rednom broju korisnika u upisniku, osobno ime korisnika, datum i detalje o aktivnosti - idejno je sučelje riješeno tako da se definira tip aktivnosti - opažanja o stanju, promjene vezano uz usluge, primjedbe, prijedlozi, kontakti sa zdravstvenim ustanovama, Centrom ili obitelji... Uz sve to, djelatnik zadužen za vođenje evidencije može proizvoljno unijeti detalje i zapažanja.
Sučelje za unos pokreće se klikom na gumb Opis aktivnosti u popisu korisnika usluge pomoći u kući - standardno se, tablično, prikaže kompletna evidencija za korisnika, te je dozvolje unos ovih ili promjena starih unosa u evidenciji.
Popis je moguće sortirati prema datumu ili tipu zapisa - padajućim ili rastućim slijedom. Evidenciju je moguće ispisati u obliku obrasca koji sadrži sve tražene informacije.
Djelatnici s ovlastima za rad u modulu za evidenciju usluge pomoći u kući mogu unositi podatke o osoblju zaduženom za obavljanje vezanih usluga. Iako to nije obavezno, na taj način je realizirane usluge moguće povezati sa osobljem koje ih je obavljalo, pa kasnije iskoristiti podatke za neke dodatne analize.
Sučelje za pregled popisa osoblja pokreće se stavkom Podaci - Osoblje - Popis u glavnom izborniku (slika 4.23.), dok se novo osoblje unosi stavkom Podaci - Osoblje - Novi (slika 4.24.).
Slika 4.23 - popis pomoćnog osoblja koje obavlja usluge za korisnike
Prilikom unosa podataka o osoblju, moguće je odabrati status osoblja - zasad su ponuđene mogućnosti stručnog suradnika i pomoćnog osoblja - dostavljača, gerontodomaćice i ostalog osoblja.
Slika 4.24 - unos pomoćnog osoblja
Prva inačica modula za pomoć u kući (sredinom 2015.) koristila je prvu verziju predefiniranih kategorija i usluga (obzirom da u to vrijeme još nije bio definiran novi Pravilnik), koje su nakon izlaska Pravilnika u rujnu 2015. prilagođene u dogovoru s djelatnicima ustanove koja je prva započela s primjenom.
U aktualnoj inačici, definirane su sljedeće osnovne kategorije usluga (odgovara vrsti pružane usluge u Pravilniku):
Detaljnija razrada usluga izvedena je prema napucima naših korisnika, te je primarna podjela implementirana u početnoj verziji modula naknadno modificirana. Aktualne, predefinirane usluge, po kategorijama, su sljedeće:
Aktualna inačica podržava korištenje oba modela predefiniranih usluga, te jednostavnu translaciju starih unosa u nove kategorije i definicije usluga.
Detalji i najnovije informacije o sustavu dostupni su na https://domek.com.hr
Distribucija sustava, implementacija nadogradnji i usluga podrške:
